Agendamento de reuniões
Deixe as pessoas para quem você envia e-mails agendarem uma reunião com você direto do e-mail. Você configura tipos de reunião (uma conversa de apresentação de 30 minutos, uma demonstração de 60 minutos) na página Reuniões e depois adiciona um bloco Agendamento de reuniões a qualquer e-mail. Cada destinatário vê seus próximos horários livres e agenda um com um toque. A reunião vai para o seu Google Calendar e a pessoa recebe um e-mail de confirmação com um convite de agenda.
Conecte uma agenda
O agendamento precisa de uma agenda para ler seus horários ocupados e para adicionar as reuniões. Conecte uma em Configurações → Integrações → Agendas com Conectar Google Agenda. A página Reuniões leva até lá enquanto nenhuma agenda estiver conectada.
O MailInApp pede só duas permissões de agenda: ver quando você está livre ou ocupado e adicionar eventos. Ele nunca lê os detalhes dos seus eventos. Você pode conectar até 5 contas do Google e escolher qual delas cada tipo de reunião usa.
Se o Google deixar de aceitar o acesso do MailInApp (você o removeu da sua Conta do Google ou trocou a senha), a agenda mostra Acesso revogado e não pode receber novos agendamentos até que você a reconecte com Reconectar. Desconectar remove o acesso da sua Conta do Google também. As reuniões já agendadas continuam na sua agenda.
Só o proprietário da conta pode conectar ou desconectar agendas. Os editores podem usar qualquer agenda conectada em um tipo de reunião.
Crie um tipo de reunião
Na página Reuniões, escolha Novo tipo de reunião e preencha:
- Nome: como a reunião se chama nos e-mails e no convite, por exemplo "Conversa de apresentação de 30 minutos".
- Agenda: qual agenda conectada verificar e onde agendar.
- Duração (minutos): de 5 a 480, em intervalos de 5.
- Intervalo (minutos): tempo mantido livre antes e depois de cada reunião, de 0 a 240.
- Fuso horário: o fuso do seu horário de trabalho. Os horários nos e-mails são exibidos nesse fuso, com o fuso indicado.
- Horário de trabalho: as horas em que você aceita reuniões em cada dia da semana, no fuso horário acima. Um dia pode ter mais de uma faixa (+ Adicionar horário) para um dia dividido, ou ficar como Indisponível.
- Agendável até (dias de antecedência): com quanta antecedência as pessoas podem agendar, de 1 a 60 dias.
- Antecedência mínima (horas): quão cedo uma reunião pode começar, para que ninguém agende com você para daqui a cinco minutos. Até 720 horas.
- Máx. de reuniões por dia: opcional. Quando um dia chega a esse número de reuniões desse tipo, ele não oferece mais horários.
- Onde: Google Meet (um link do Meet é criado para cada reunião), Ligação (o seu número) ou Outro (um endereço ou o seu próprio link de reunião).
Os horários livres são as faixas dentro do seu horário de trabalho, espaçadas pela duração da reunião a partir do início de cada faixa, que não se sobrepõem a nada ocupado na sua agenda (mais o intervalo). O horário de trabalho acompanha as mudanças de horário de verão do seu fuso, então 9:00 continua sendo 9:00 no horário local o ano todo.
Mostrar agenda, abaixo de um tipo de reunião, abre uma visualização semanal dele, no fuso horário do tipo de reunião: os horários livres que ele ofereceria agora, os horários em que sua agenda está ocupada e as reuniões já agendadas pelo MailInApp, com o que fica fora do seu horário de trabalho e tudo o que está fora do período agendável em cinza. Navegue pelas semanas do período agendável com as setas. Ele lê sua agenda de novo a cada vez e se atualiza sozinho quando você volta para a aba, então um evento que você acabou de adicionar no Google Calendar aparece na hora. Use para conferir seu horário de trabalho antes de enviar.
Uma conta pode ter até 25 tipos de reunião. Excluir um não cancela as reuniões dele: elas continuam agendadas e continuam na sua agenda.
O que acontece quando alguém agenda
- O horário é verificado de novo na sua agenda, naquele momento. Se ele foi ocupado desde o envio do e-mail, a pessoa recebe horários atualizados em vez disso.
- A reunião é adicionada à sua agenda com a pessoa como participante, e um link do Google Meet se o tipo de reunião usa o Meet.
- A pessoa recebe do MailInApp um e-mail de confirmação com os detalhes e um convite de agenda (.ics). O Google não envia a ela um segundo convite.
- O e-mail de confirmação tem um link Remarcar ou cancelar. Ele abre uma página em que a pessoa pode escolher um novo horário ou cancelar, no próprio fuso horário. As duas opções atualizam sua agenda e enviam a mudança por e-mail para ela.
- Você recebe um e-mail no endereço da sua conta, e outro se a pessoa remarcar ou cancelar depois. Parar de receber estes e-mails, no fim do e-mail, desativa esses avisos. Se você usa o app para celular do MailInApp, recebe uma notificação push. O agendamento aparece na atividade do contato e conta para a pontuação de engajamento dele, e uma jornada com o gatilho Reunião agendada pode começar.
Uma jornada só começa para agendamentos feitos a partir de um e-mail enviado para uma lista de contatos, já que uma jornada é executada sobre um contato de uma lista. As etapas seguintes podem usar as tags bookingTypeName, slotStart e meetUrl.
Duas pessoas nunca conseguem agendar o mesmo horário. Se tentarem no mesmo instante, um agendamento dá certo e a outra pessoa recebe horários atualizados.
Próximas reuniões
A lista Próximas reuniões na página Reuniões mostra todas as reuniões agendadas daqui em diante, com o participante e um Link do Meet quando houver. Cancelar cancela uma reunião, remove-a da sua agenda e envia ao participante um e-mail de cancelamento. Uma reunião que já começou não pode ser cancelada por aqui.
Os visualizadores veem a página Reuniões somente para leitura.
Privacidade
Os agendamentos, os tipos de reunião e as contagens diárias deles são incluídos na exportação de dados da sua conta e excluídos junto com a conta. As reuniões que já estão no seu Google Calendar continuam lá, já que são eventos da sua própria agenda. Um participante que está na sua lista de supressão não recebe o e-mail de confirmação.