Departamentos

A colaboração em equipe, sozinha, dá a todo editor e visualizador a mesma visão da conta: todos os projetos, todas as caixas de entrada compartilhadas. Isso é ótimo para uma equipe pequena, mas deixa de ser adequado assim que "equipe" passa a significar grupos funcionais separados — suporte, vendas, marketing — sem motivo de negócio para ler as campanhas ou os históricos de clientes uns dos outros. Os departamentos adicionam essa limitação sobre as funções já existentes de proprietário/editor/visualizador, sem mudar o que essas funções podem fazer.

Criando departamentos

Em Configurações → Equipe, o proprietário da conta pode criar departamentos (Suporte, Vendas, Marketing, ou o que fizer sentido) e atribuir cada colega de equipe a um ou mais deles. Um colega de equipe atribuído a zero departamentos continua vendo todos os projetos — departamentos são uma limitação opcional, não uma restrição aplicada por padrão.

O que um departamento limita

• Projetos — um projeto pode ser marcado com um ou mais departamentos na criação. Um colega de equipe atribuído a um departamento vê apenas os projetos marcados com um departamento ao qual ele pertence; o proprietário da conta continua vendo tudo, marcado ou não.
• Caixas de entrada compartilhadas — um endereço de caixa de entrada de recebimento (como support@ ou vendas@) pode ser limitado a um departamento, visível para todos os seus membros mais o proprietário. Veja Caixas de entrada individuais e compartilhadas abaixo.

Um projeto ou endereço sem departamento definido continua visível para toda a conta, exatamente como funcionava antes de os departamentos existirem — nada do que já foi construído se torna invisível quando você ativa isso.

Líderes de departamento

Atribuir a um colega de equipe a função de líder em um departamento permite que ele convide novos colegas de equipe diretamente para esse departamento, e o renomeie, sem precisar do proprietário da conta a cada vez. O alcance de um líder para no seu próprio departamento: ele não pode convidar para um departamento que não lidera, não pode tocar em cobrança ou credenciais, e não pode promover mais ninguém a líder. Tudo o mais que permanece exclusivo do proprietário — configurações SMTP, Stripe Connect, chaves de API, segredos de webhook, o gerenciamento da equipe em si — permanece exclusivo do proprietário também para um líder.

Caixas de entrada individuais e compartilhadas

Uma vez que departamentos existam, um endereço de caixa de entrada reivindicado (Caixa de entrada de recebimento) pode ser definido como:

• Compartilhada — visível para todos os membros do departamento atribuído ao endereço, mais o proprietário da conta. Este é o padrão para um endereço sem visibilidade definida.
• Individual — atribuída a um colega de equipe específico, e privada só para ele. Um colega do mesmo departamento, ou até mesmo o proprietário da conta, não pode simplesmente abri-la.

Uma caixa de entrada individual usa um endereço de propriedade da empresa para correspondência de trabalho real — não é uma caixa de entrada pessoal no sentido legal, então o proprietário não fica totalmente excluído dela. Em vez disso, abrir a caixa de entrada individual de outra pessoa passa pelo acesso do proprietário: o proprietário escolhe a caixa de entrada, informa um motivo, e só então pode lê-la — somente leitura, sem poder responder em nome do membro atribuído. Esse acesso é registrado, e o registro fica visível depois para o próprio titular da caixa de entrada, não escondido dele. Ele existe para casos reais de continuidade do negócio — a caixa de entrada de um funcionário que saiu, uma retenção de conformidade — não para navegação do dia a dia.

O aviso de divulgação

Como a associação a um departamento muda o que um colega de equipe pode ver, e como o acesso do proprietário a uma caixa de entrada individual é possível, qualquer pessoa que aceite um convite de equipe vê um breve aviso explicando os dois pontos antes de entrar — o que seu departamento torna visível, e que o acesso do proprietário sempre exige um motivo declarado e é sempre registrado. Aceitar o convite significa reconhecer esse aviso.

Nada muda se você não usar isso

Uma conta sem departamentos criados se comporta exatamente como a colaboração em equipe já descreve: todo editor e visualizador vê todos os projetos e todas as caixas de entrada compartilhadas. Departamentos são uma limitação adicional que você ativa conforme a equipe cresce, não um novo padrão.