Reserva de reuniones

Deja que las personas a las que escribes reserven una reunión contigo directamente desde el correo. Configuras tipos de reunión (una llamada de presentación de 30 minutos, una demo de 60 minutos) en la página Reuniones y luego añades un bloque de reserva de reuniones a cualquier correo. Cada destinatario ve tus próximos horarios libres y reserva uno con un toque. La reunión se añade a tu Google Calendar y el destinatario recibe un correo de confirmación con una invitación de calendario.

Conecta un calendario

Las reservas necesitan un calendario del que leer tus horas ocupadas y al que añadir reuniones. Conecta uno desde Configuración → Integraciones → Calendarios con Conectar Google Calendar. La página Reuniones enlaza ahí hasta que haya un calendario conectado.

MailInApp solo pide dos permisos de calendario: ver cuándo estás libre u ocupado, y añadir eventos. Nunca lee los detalles de tus eventos. Puedes conectar hasta 5 cuentas de Google y elegir cuál usa cada tipo de reunión.

Si Google deja de aceptar el acceso de MailInApp (lo quitaste de tu cuenta de Google o cambiaste tu contraseña), el calendario muestra Acceso revocado y no puede aceptar nuevas reservas hasta que lo vuelvas a conectar con Volver a conectar. Desconectar también quita el acceso de tu cuenta de Google. Las reuniones ya reservadas se quedan en tu calendario.

Solo el propietario de la cuenta puede conectar o desconectar calendarios. Los editores pueden usar cualquier calendario conectado en un tipo de reunión.

Crea un tipo de reunión

En la página Reuniones, elige Nuevo tipo de reunión y completa:

Nombre: cómo se llama la reunión en los correos y en la invitación, por ejemplo "Llamada de presentación de 30 minutos".
Calendario: qué calendario conectado se consulta y en cuál se reserva.
Duración (minutos): de 5 a 480, en intervalos de 5.
Margen (minutos): tiempo que se deja libre antes y después de cada reunión, de 0 a 240.
Zona horaria: la zona de tu horario laboral. Los horarios de los correos se muestran en esta zona, con la zona indicada.
Horario laboral: las horas en las que aceptas reuniones cada día de la semana, en la zona horaria de arriba. Un día puede tener más de una franja (+ Añadir horario) para una jornada partida, o quedarse como No disponible.
Reservable hasta (días de antelación): con cuánta antelación se puede reservar, de 1 a 60 días.
Antelación mínima (horas): con qué poca antelación puede empezar una reunión, para que nadie te reserve para dentro de cinco minutos. Hasta 720 horas.
Máx. de reuniones por día: opcional. Cuando un día tiene esta cantidad de reuniones de este tipo, deja de ofrecer horarios.
Lugar: Google Meet (se crea un enlace de Meet para cada reunión), Llamada telefónica (tu número) u Otro (una dirección o tu propio enlace de reunión).

Los horarios libres son las franjas dentro de tu horario laboral, separadas por la duración de una reunión desde el inicio de cada franja, que no se solapan con nada ocupado en tu calendario (más el margen). El horario laboral sigue los cambios de horario de verano de tu zona horaria, así que las 9:00 siguen siendo las 9:00 locales todo el año.

Mostrar calendario debajo de un tipo de reunión abre una vista semanal de este, en la zona horaria del tipo de reunión: los horarios libres que ofrecería ahora mismo, las horas en las que tu calendario está ocupado y las reuniones ya reservadas a través de MailInApp, con las horas fuera de tu horario laboral y todo lo que queda fuera del periodo reservable en gris. Recorre las semanas del periodo reservable con las flechas. Lee tu calendario de nuevo cada vez y se actualiza solo cuando vuelves a la pestaña, así que un evento que acabas de añadir en Google Calendar aparece enseguida. Úsalo para comprobar tu horario laboral antes de enviar.

Una cuenta puede tener hasta 25 tipos de reunión. Eliminar uno no cancela sus reuniones: siguen reservadas y siguen en tu calendario.

Qué pasa cuando alguien reserva

El horario se vuelve a comprobar con tu calendario en ese mismo momento. Si se ha ocupado desde que se envió el correo, se le ofrecen a la persona horarios actualizados.
La reunión se añade a tu calendario con la persona como asistente, y con un enlace de Google Meet si el tipo de reunión usa Meet.
La persona recibe de MailInApp un correo de confirmación con los detalles y una invitación de calendario (.ics). Google no le envía una segunda invitación.
El correo de confirmación incluye un enlace Reprogramar o cancelar. Abre una página donde puede elegir un nuevo horario o cancelar, en su propia zona horaria. Cualquiera de las dos cosas actualiza tu calendario y le envía el cambio por correo.
Recibes un correo en la dirección de tu cuenta, y otro si la persona cambia o cancela la reunión después. Dejar de recibir estos correos, al final del correo, los desactiva. Si usas la app móvil de MailInApp, recibes una notificación push. La reserva aparece en la actividad del contacto y cuenta para su puntuación de interacción, y puede iniciarse un recorrido con el disparador Reunión reservada.

Un recorrido solo se inicia con reservas hechas desde un correo enviado a una lista de contactos, ya que un recorrido se ejecuta sobre un contacto de una lista. Los pasos siguientes pueden usar las etiquetas bookingTypeName, slotStart y meetUrl.

Dos personas nunca pueden reservar el mismo horario. Si lo intentan en el mismo momento, una reserva se completa y a la otra persona se le ofrecen horarios actualizados.

Próximas reuniones

La lista Próximas reuniones de la página Reuniones muestra todas las reuniones reservadas de ahora en adelante, con el asistente y un Enlace de Meet cuando lo hay. Cancelar cancela una reunión, la quita de tu calendario y envía al asistente un correo de cancelación. Una reunión que ya ha comenzado no se puede cancelar desde aquí.

Los lectores ven la página Reuniones en modo de solo lectura.

Privacidad

Las reservas, los tipos de reunión y sus recuentos diarios se incluyen en la exportación de datos de tu cuenta y se eliminan con tu cuenta. Las reuniones que ya están en tu Google Calendar se quedan ahí, ya que son eventos de tu propio calendario. Un asistente que está en tu lista de supresión no recibe el correo de confirmación.