Departamentos

Colaboración en equipo por sí sola le da a cada editor y visor la misma vista de la cuenta: todos los proyectos, todos los buzones compartidos. Eso está bien para un equipo pequeño, pero deja de estarlo en cuanto "equipo" significa grupos funcionales separados — soporte, ventas, marketing — que normalmente no deberían leer las campañas ni los hilos de clientes del otro. Los departamentos añaden esa delimitación sobre los roles existentes de propietario/editor/visor, sin cambiar lo que esos roles pueden hacer.

Crear departamentos

Desde Configuración → Equipo, el propietario de la cuenta puede crear departamentos (Soporte, Ventas, Marketing, o lo que se ajuste) y asignar a cada compañero de equipo a uno o más de ellos. Un compañero de equipo asignado a cero departamentos sigue viendo todos los proyectos — los departamentos son una delimitación opcional, no una restricción aplicada por defecto.

Qué delimita un departamento

• Proyectos — un proyecto puede etiquetarse con uno o más departamentos al crearlo. Un compañero de equipo asignado a un departamento ve solo los proyectos etiquetados con un departamento al que pertenece; el propietario de la cuenta sigue viendo todo, etiquetado o no.
• Buzones compartidos — una dirección de buzón entrante (como support@ o sales@) puede delimitarse a un departamento, visible para todos sus miembros más el propietario. Mira Buzones individuales frente a compartidos más abajo.

Un proyecto o dirección sin departamento asignado sigue siendo visible para toda la cuenta, exactamente como funcionaba antes de que existieran los departamentos — nada de lo ya construido se vuelve invisible al activar esto.

Responsables de departamento

Asignar a un compañero de equipo el rol de responsable en un departamento le permite invitar a nuevos compañeros directamente a ese departamento, y renombrarlo, sin necesitar al propietario de la cuenta cada vez. El alcance de un responsable se detiene en su propio departamento: no puede invitar a un departamento que no lidera, no puede tocar la facturación ni las credenciales, y no puede ascender a nadie más a responsable. Todo lo demás que sigue siendo exclusivo del propietario — la configuración de SMTP, Stripe Connect, las claves de API, los secretos de webhook, la propia administración del equipo — sigue siendo exclusivo del propietario también para un responsable.

Buzones individuales frente a compartidos

En cuanto existen departamentos, una dirección de buzón reclamada (Buzón de correo entrante) se puede configurar como:

• Compartido — visible para todos los miembros del departamento asignado a la dirección, más el propietario de la cuenta. Es el valor predeterminado para una dirección sin visibilidad configurada.
• Individual — asignado a un compañero de equipo específico, y privado para él o ella. Un colega del mismo departamento, o incluso el propietario de la cuenta, no puede abrirlo así como así.

Un buzón individual usa una dirección propiedad de la empresa para correspondencia de trabajo real — no es una bandeja de entrada personal en el sentido legal, así que el propietario no queda completamente excluido de él. En cambio, abrir el buzón individual de otra persona pasa por el acceso del propietario: el propietario elige el buzón, indica un motivo, y solo entonces puede leerlo — solo lectura, sin poder responder en nombre del miembro asignado. Ese acceso queda registrado, y el registro es visible después para el propio asignatario del buzón, no se le oculta. Existe para casos reales de continuidad del negocio — el buzón de un empleado que se fue, una retención por cumplimiento normativo — no para consultarlo de forma habitual.

El aviso de divulgación

Debido a que la pertenencia a un departamento cambia lo que un compañero de equipo puede ver, y a que es posible el acceso del propietario a un buzón individual, cualquiera que acepte una invitación de equipo ve un breve aviso que explica ambas cosas antes de unirse — qué hace visible su departamento, y que el acceso del propietario siempre requiere un motivo y siempre queda registrado. Aceptar la invitación implica reconocer ese aviso.

Nada cambia si no lo usas

Una cuenta sin departamentos creados se comporta exactamente como ya describe Colaboración en equipo: todo editor y visor ve todos los proyectos y todos los buzones compartidos. Los departamentos son una delimitación adicional que activas a medida que el equipo crece, no un nuevo valor predeterminado.