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Zapier y automatización de CRM

MailInApp todavía no tiene una app oficial de Zapier, pero no necesitas una. El webhook del proyecto ya es JSON simple y firmado sobre HTTPS, exactamente lo que espera el disparador genérico Webhooks by Zapier de Zapier. Apúntalo a cualquier Zap y cada interacción — voto de encuesta, envío de formulario, resultado de cuestionario, compra de producto — llega a tu CRM, una hoja de cálculo, Slack, o cualquier otro lugar al que Zapier pueda llegar, sin necesidad de código.

El mismo enfoque funciona con Make, n8n, Pipedream, o cualquier otra herramienta de automatización que pueda recibir un webhook entrante — esta guía usa Zapier porque es la más solicitada.

Configúralo

  1. En Zapier, crea un nuevo Zap y elige Webhooks by Zapier como la app disparadora, con el evento Catch Hook.
  2. Zapier te da una Catch Hook URL única — cópiala.
  3. En MailInApp, abre Panel → tu correo → Respuestas, pega esa URL en el campo Webhook, y haz clic en Activar.
  4. Copia el secreto de firma que MailInApp te muestra (whsec_…) — solo lo verás una vez. No lo necesitas para los Zaps más simples, pero guárdalo en un lugar seguro si planeas verificar firmas más adelante.
  5. Dispara una interacción real — vota en una encuesta, envía un formulario, o usa el envío de prueba del proyecto — y luego haz clic en Test trigger de vuelta en Zapier. Debería mostrar el payload que MailInApp acaba de enviar, con campos como event.action, event.value, y recipient.row.
  6. Agrega el paso de acción que quieras — "Create row in Google Sheets", "Create record in HubSpot/Salesforce/Airtable", "Send Slack message", y así sucesivamente — mapeando los campos que necesites del payload capturado.
  7. Activa el Zap.

Eso es todo — cada interacción futura en ese proyecto fluye automáticamente. Cada campo disponible para mapear está documentado en la referencia del payload de webhooks.

Filtrar lo que importa

La mayoría de los casos de uso de CRM solo les importan algunas interacciones — un formulario completado, no cada apertura. Agrega un paso Filter by Zapier justo después del disparador:

  • Continúa solo si event.action coincide exactamente con submit (o vote, rate, purchase, etc.) para reaccionar a una acción específica.
  • Continúa solo si event.blockId coincide exactamente con el id de un bloque específico (visible en el inspector de bloques del estudio) para reaccionar a un bloque específico, ignorando los demás del mismo proyecto.
  • Continúa solo si lowScore es true para construir un Zap que alerte a un gerente ante malas respuestas de CSAT/NPS — la misma señal que usan las alertas internas de puntuación baja de MailInApp, enrutada a través de tu propia automatización en su lugar.

Enviar contactos en sentido contrario

La automatización suele funcionar en ambas direcciones: se resuelve un ticket de soporte y quieres que esa persona se agregue (o actualice) en una lista de contactos de MailInApp para un envío de seguimiento, sin que un humano vuelva a exportar un CSV. Usa un paso de acción Webhooks by Zapier → POST como último paso de cualquier Zap — "ticket resuelto", "trato cerrado", "formulario enviado en otro lugar" — apuntado al endpoint de upsert de filas de tu lista de contactos para mantener automáticamente actualizada una lista de envío de MailInApp. Ese endpoint acepta hasta 500 filas por llamada y está limitado a 30 solicitudes por minuto por clave de API. Eso es generoso para un Zap que se dispara por eventos individuales, pero vale la pena saberlo si alguna vez lo usas para procesar un backfill grande.

Si falla una entrega

Una URL de Zap muerta, un Zap pausado, o una interrupción temporal de Zapier cuentan como una entrega fallida del lado de MailInApp. Lo mismo ocurre con una URL receptora que responde con una redirección en lugar de una respuesta normal — MailInApp no sigue redirecciones en la entrega de webhooks. Una entrega que simplemente es demasiado lenta también falla: tiene 5 segundos para responder antes de que MailInApp la trate como fallida. Las entregas se reintentan automáticamente con backoff, y cualquier entrega que siga fallando aparece bajo Entregas fallidas en la página de Respuestas con un botón manual de Reenviar — mira semántica de entrega para el cronograma completo de reintentos. Nada se descarta jamás en silencio: la interacción en sí siempre se almacena primero en MailInApp, haya o no entrega del webhook.