Terminbuchung

Lassen Sie die Personen, denen Sie schreiben, direkt aus der E-Mail einen Termin mit Ihnen buchen. Sie richten auf der Seite Termine Terminarten ein (ein 30-minütiges Kennenlerngespräch, eine 60-minütige Demo) und fügen dann einer beliebigen E-Mail einen Terminbuchungs-Block hinzu. Jeder Empfänger sieht Ihre nächsten freien Zeiten und bucht eine davon mit einem Tipp. Der Termin wird in Ihren Google Calendar eingetragen, und der Empfänger erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit einer Kalendereinladung.

Einen Kalender verbinden

Die Terminbuchung braucht einen Kalender, aus dem sie Ihre belegten Zeiten liest und in den sie Termine einträgt. Verbinden Sie einen unter Einstellungen → Integrationen → Kalender mit Google Kalender verbinden. Solange kein Kalender verbunden ist, verlinkt die Seite Termine dorthin.

MailInApp fragt nur zwei Kalenderberechtigungen an: sehen, wann Sie frei oder belegt sind, und Termine hinzufügen. Es liest nie die Details Ihrer Termine. Sie können bis zu 5 Google-Konten verbinden und für jede Terminart wählen, welches sie verwendet.

Akzeptiert Google den Zugriff von MailInApp nicht mehr (Sie haben ihn aus Ihrem Google-Konto entfernt oder Ihr Passwort geändert), zeigt der Kalender Zugriff widerrufen und kann keine neuen Buchungen annehmen, bis Sie ihn über Erneut verbinden wieder verbinden. Trennen entfernt den Zugriff auch aus Ihrem Google-Konto. Bereits gebuchte Termine bleiben in Ihrem Kalender.

Nur der Kontoinhaber kann Kalender verbinden oder trennen. Bearbeiter können jeden verbundenen Kalender in einer Terminart verwenden.

Eine Terminart erstellen

Wählen Sie auf der Seite Termine Neue Terminart und füllen Sie aus:

Name: wie der Termin in E-Mails und in der Einladung heißt, zum Beispiel „30-minütiges Kennenlerngespräch“.
Kalender: welcher verbundene Kalender geprüft und gebucht wird.
Dauer (Minuten): 5 bis 480, in 5er-Schritten.
Puffer (Minuten): Zeit, die vor und nach jedem Termin freigehalten wird, 0 bis 240.
Zeitzone: die Zone, in der Ihre Arbeitszeiten gelten. Zeiten in E-Mails werden in dieser Zone angezeigt, mit Nennung der Zone.
Arbeitszeiten: die Stunden, in denen Sie an jedem Wochentag Termine annehmen, in der obigen Zeitzone. Ein Tag kann für einen geteilten Tag mehr als ein Zeitfenster haben (+ Zeiten hinzufügen) oder auf Nicht verfügbar gesetzt bleiben.
Buchbar bis (Tage im Voraus): wie weit im Voraus gebucht werden kann, 1 bis 60 Tage.
Mindestvorlauf (Stunden): wie kurzfristig ein Termin beginnen kann, damit Sie niemand für in fünf Minuten bucht. Bis zu 720 Stunden.
Max. Termine pro Tag: optional. Sobald ein Tag so viele Termine dieser Art hat, bietet er keine weiteren Zeiten an.
Ort: Google Meet (für jeden Termin wird ein Meet-Link erstellt), Telefonanruf (Ihre Nummer) oder Sonstiges (eine Adresse oder Ihr eigener Meeting-Link).

Freie Zeiten sind die Slots innerhalb Ihrer Arbeitszeiten, jeweils eine Termindauer auseinander ab dem Beginn jedes Zeitfensters, die sich mit nichts Belegtem in Ihrem Kalender überschneiden (plus Puffer). Arbeitszeiten folgen den Sommerzeitumstellungen Ihrer Zeitzone, sodass 9:00 das ganze Jahr über 9:00 Ortszeit bleibt.

Kalender anzeigen unter einer Terminart öffnet eine Wochenansicht davon, in der Zeitzone der Terminart: die freien Zeiten, die sie gerade anbieten würde, die Zeiten, in denen Ihr Kalender belegt ist, und bereits über MailInApp gebuchte Termine, wobei Zeiten außerhalb Ihrer Arbeitszeiten und alles außerhalb des Buchungszeitraums ausgegraut sind. Blättern Sie mit den Pfeilen durch die Wochen des Buchungszeitraums. Die Ansicht liest Ihren Kalender jedes Mal neu ein und aktualisiert sich von selbst, wenn Sie zum Tab zurückkehren, sodass ein Termin, den Sie gerade in Google Calendar eingetragen haben, sofort erscheint. Nutzen Sie sie, um Ihre Arbeitszeiten vor dem Versand zu prüfen.

Ein Konto kann bis zu 25 Terminarten haben. Das Löschen einer Terminart sagt deren Termine nicht ab: Sie bleiben gebucht und bleiben in Ihrem Kalender.

Was passiert, wenn jemand bucht

Die Zeit wird in genau diesem Moment erneut mit Ihrem Kalender abgeglichen. Wurde sie seit dem Versand der E-Mail vergeben, werden der Person stattdessen aktuelle Zeiten angeboten.
Der Termin wird mit der Person als Teilnehmer in Ihren Kalender eingetragen, mit einem Google-Meet-Link, wenn die Terminart Meet verwendet.
Die Person erhält von MailInApp eine Bestätigungs-E-Mail mit den Details und einer Kalendereinladung (.ics). Google schickt ihr keine zweite Einladung.
Die Bestätigungs-E-Mail enthält einen Link Verschieben oder absagen. Er öffnet eine Seite, auf der die Person eine neue Zeit wählen oder absagen kann, in ihrer eigenen Zeitzone. Beides aktualisiert Ihren Kalender und schickt ihr die Änderung per E-Mail.
Sie erhalten eine E-Mail an die Adresse Ihres Kontos und eine weitere, wenn der Termin später verschoben oder abgesagt wird. Mit Diese E-Mails abbestellen unten in der E-Mail schalten Sie sie ab. Wenn Sie die mobile MailInApp-App verwenden, erhalten Sie eine Push-Benachrichtigung. Die Buchung erscheint in der Aktivität des Kontakts und zählt zu seinem Engagementscore, und eine Journey mit dem Trigger Termin gebucht kann starten.

Eine Journey startet nur für Buchungen aus einer E-Mail, die an eine Kontaktliste gesendet wurde, da eine Journey auf einem Kontakt in einer Liste läuft. Spätere Schritte können die Tags bookingTypeName, slotStart und meetUrl verwenden.

Zwei Personen können nie denselben Slot buchen. Versuchen sie es im selben Moment, gelingt eine Buchung, und der anderen Person werden aktuelle Zeiten angeboten.

Anstehende Termine

Die Liste Anstehende Termine auf der Seite Termine zeigt jeden ab jetzt gebuchten Termin, mit dem Teilnehmer und einem Meet-Link, wo es einen gibt. Absagen sagt einen Termin ab, entfernt ihn aus Ihrem Kalender und schickt dem Teilnehmer eine Absage per E-Mail. Ein Termin, der bereits begonnen hat, kann hier nicht abgesagt werden.

Betrachter sehen die Seite Termine schreibgeschützt.

Datenschutz

Buchungen, Terminarten und ihre täglichen Zähler sind im Datenexport Ihres Kontos enthalten und werden mit Ihrem Konto gelöscht. Termine, die bereits in Ihrem Google Calendar stehen, bleiben dort, da sie Ereignisse Ihres eigenen Kalenders sind. Ein Teilnehmer auf Ihrer Sperrliste erhält die Bestätigungs-E-Mail nicht.