Abteilungen

Team-Zusammenarbeit allein gibt jedem Editor und Betrachter dieselbe Sicht auf das Konto: jedes Projekt, jedes gemeinsame Postfach. Das ist für ein kleines Team in Ordnung, hört aber auf, in Ordnung zu sein, sobald „Team“ separate funktionale Gruppen bedeutet — Support, Sales, Marketing —, bei denen keine die Kampagnen oder Kunden-Threads der anderen lesen sollte. Abteilungen fügen diese Eingrenzung zu den bestehenden Rollen Inhaber/Editor/Betrachter hinzu, ohne zu ändern, was diese Rollen können.

Abteilungen erstellen

Unter Einstellungen → Team kann der Kontoinhaber Abteilungen erstellen (Support, Sales, Marketing oder was auch immer passt) und jedem Teammitglied eine oder mehrere davon zuweisen. Ein Teammitglied, das keiner Abteilung zugewiesen ist, sieht weiterhin jedes Projekt — Abteilungen sind eine Opt-in-Eingrenzung, keine standardmäßig geltende Einschränkung.

Was eine Abteilung eingrenzt

• Projekte — ein Projekt kann bei seiner Erstellung mit einer oder mehreren Abteilungen versehen werden. Ein einer Abteilung zugewiesenes Teammitglied sieht nur Projekte, die mit einer Abteilung versehen sind, der es angehört; der Kontoinhaber sieht weiterhin alles, ob versehen oder nicht.
• Gemeinsame Postfächer — eine eingehende Postfachadresse (wie support@ oder sales@) kann auf eine Abteilung eingegrenzt werden und ist dann für jedes ihrer Mitglieder sowie den Inhaber sichtbar. Siehe Individuelle vs. gemeinsame Postfächer weiter unten.

Ein Projekt oder eine Adresse ohne festgelegte Abteilung bleibt für das gesamte Konto sichtbar — genau wie es funktionierte, bevor es Abteilungen gab. Nichts bereits Angelegtes wird unsichtbar, wenn Sie dies aktivieren.

Abteilungsleiter

Wird einem Teammitglied die Rolle Leiter für eine Abteilung zugewiesen, kann es neue Teammitglieder direkt in diese Abteilung einladen und sie umbenennen, ohne jedes Mal den Kontoinhaber zu benötigen. Die Reichweite eines Leiters endet an der eigenen Abteilung: Er kann nicht in eine Abteilung einladen, die er nicht leitet, nicht auf Abrechnung oder Zugangsdaten zugreifen und niemand anderen zum Leiter befördern. Alles andere, was inhaberexklusiv bleibt — SMTP-Einstellungen, Stripe Connect, API-Schlüssel, Webhook-Geheimnisse, die Teamverwaltung selbst — bleibt auch für einen Leiter inhaberexklusiv.

Individuelle vs. gemeinsame Postfächer

Sobald Abteilungen existieren, kann eine beanspruchte Postfachadresse (Eingehendes Postfach) eingestellt werden auf:

• Gemeinsam — sichtbar für jedes Mitglied der der Adresse zugewiesenen Abteilung sowie den Kontoinhaber. Dies ist die Standardeinstellung für eine Adresse ohne festgelegte Sichtbarkeit.
• Individuell — einem bestimmten Teammitglied zugewiesen und nur für diese Person privat. Ein Kollege in derselben Abteilung, oder selbst der Kontoinhaber, kann es nicht einfach so öffnen.

Ein individuelles Postfach nutzt eine unternehmenseigene Adresse für echte geschäftliche Korrespondenz — es ist im rechtlichen Sinne kein persönliches Postfach, weshalb der Inhaber nicht vollständig davon ausgeschlossen ist. Stattdessen läuft das Öffnen des individuellen Postfachs einer anderen Person über den Inhaber-Zugriff: Der Inhaber wählt das Postfach aus, gibt einen Grund an, und erst dann kann er es lesen — nur lesend, kein Antworten im Namen des zugewiesenen Mitglieds. Dieser Zugriff wird protokolliert, und das Protokoll ist danach für den Postfachinhaber selbst einsehbar, nicht vor ihm verborgen. Er ist für echte Fälle der Geschäftskontinuität gedacht — das Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters, eine Compliance-Sperre — nicht für alltägliches Durchsehen.

Der Hinweis zur Offenlegung

Da die Zugehörigkeit zu einer Abteilung verändert, was ein Teammitglied sehen kann, und da der Inhaber-Zugriff auf ein individuelles Postfach möglich ist, sieht jeder, der eine Team-Einladung annimmt, vor dem Beitritt einen kurzen Hinweis, der beides erklärt — was seine Abteilung sichtbar macht und dass der Inhaber-Zugriff stets einen Grund erfordert und stets protokolliert wird. Das Annehmen der Einladung bedeutet, diesen Hinweis zur Kenntnis zu nehmen.

Nichts ändert sich, wenn Sie es nicht nutzen

Ein Konto ohne angelegte Abteilungen verhält sich genau so, wie es Team-Zusammenarbeit bereits beschreibt: Jeder Editor und Betrachter sieht jedes Projekt und jedes gemeinsame Postfach. Abteilungen sind eine additive Eingrenzung, die Sie mit wachsendem Team optional hinzuschalten — kein neuer Standard.