HubSpot

Verbinden Sie Ihr HubSpot-Konto, um Ihre MailInApp-Kontakte, deren Engagement-Scores und Ihre Deals automatisch an HubSpot zu senden. Ihr Vertrieb arbeitet wie gewohnt in HubSpot. MailInApp hält es auf dem neuesten Stand: wer mit Ihren E-Mails interagiert und wo jeder Deal steht.

Die Synchronisation geht nur in eine Richtung. MailInApp sendet Kontakte und Deals an HubSpot und liest sie nie zurück. Eine Änderung in HubSpot, etwa eine neue Telefonnummer oder ein in eine andere Phase verschobener Deal, bleibt in HubSpot und ändert nichts in MailInApp.

Bevor Sie beginnen

• Sie müssen Inhaber Ihres MailInApp-Kontos sein. Bearbeiter und Betrachter sehen die Einstellungen zur CRM-Synchronisation nicht.
• In HubSpot müssen Sie Super-Admin sein oder die Berechtigung Zugriff auf den HubSpot Marketplace haben, um die Verbindung zu genehmigen.
• Richten Sie für Deals zuerst Ihre Pipeline in MailInApp ein (Pipeline in der Seitenleiste). Ein Deal wird erst gesendet, wenn seine Pipeline einer HubSpot-Pipeline zugeordnet ist.

HubSpot verbinden

1. Gehen Sie in MailInApp zu Einstellungen → Integrationen und suchen Sie CRM-Synchronisation.
2. Klicken Sie auf HubSpot verbinden. Eventuell werden Sie vorher gebeten, sich erneut bei MailInApp anzumelden, weil beim Verbinden ein Zugangsschlüssel gespeichert wird.
3. Wählen Sie auf der HubSpot-Seite das zu verbindende HubSpot-Konto, prüfen Sie die Berechtigungen und bestätigen Sie.
4. Sie landen wieder unter Einstellungen → Integrationen mit der Meldung HubSpot ist verbunden.

MailInApp bittet HubSpot um die Berechtigung für:

Nichts wird gesendet, bevor Sie festlegen, was synchronisiert wird.

Festlegen, was synchronisiert wird

Unter Was synchronisiert wird in der HubSpot-Zeile:

1. Kontaktlisten: Haken Sie jede MailInApp-Kontaktliste an, die in HubSpot erscheinen soll.
2. Deal-Pipelines: Wählen Sie für jede zu synchronisierende MailInApp-Pipeline eine HubSpot-Pipeline. MailInApp schlägt für jede Ihrer Phasen eine Phase vor (offene Phasen in Reihenfolge, Gewonnen in HubSpots Phase Abgeschlossen und gewonnen, Verloren in Abgeschlossen und verloren). Ändern Sie, was Sie möchten. Eine Phase auf Nicht gesendet hält ihre Deals aus HubSpot heraus.
3. Klicken Sie auf Speichern und dann auf Jetzt synchronisieren, um alles sofort zu senden, statt auf die nächste automatische Synchronisation zu warten.

Entfernen Sie den Haken bei Synchronisation ist an jederzeit, um zu pausieren, ohne Ihre Auswahl zu verlieren.

Was gesendet wird

Kontakte

Jeder Kontakt einer ausgewählten Liste wird zu einem HubSpot-Kontakt, zugeordnet über die E-Mail-Adresse. Steht dieselbe Person in mehreren Ihrer Listen, bleibt sie ein einziger HubSpot-Kontakt.

Spaltennamen werden großzügig erkannt: „First Name“, „first_name“ und „firstname“ funktionieren alle. Eine leere Spalte löscht nie einen Wert, der schon in HubSpot steht. Kontakte, die sich über ein Formular mit Double-Opt-in angemeldet, aber noch nicht bestätigt haben, werden nicht gesendet.

Der Engagement-Score ist MailInApps nach Aktualität gewichtetes Maß dafür, wie stark ein Kontakt mit Ihren E-Mails interagiert. Sortieren oder filtern Sie HubSpot-Kontakte danach, oder nutzen Sie ihn in einem HubSpot-Workflow, um einen Vertriebsmitarbeiter zu benachrichtigen, wenn er steigt.

Deals

Jeder Deal einer zugeordneten Pipeline wird zu einem HubSpot-Deal, verknüpft mit seinem Kontakt. Steht dieser Kontakt in keiner Ihrer synchronisierten Listen, wird er trotzdem gesendet, damit der Deal immer jemandem zugeordnet ist.

HubSpot-Deals verwenden die Währung Ihres eigenen HubSpot-Kontos. MailInApp sendet den Betrag ohne Währung, weil HubSpot Währungen ablehnt, die in Ihrem Konto nicht aktiviert sind.

Wie oft synchronisiert wird

• Alle paar Minuten sendet MailInApp, was sich seit der letzten Synchronisation geändert hat: neue oder bearbeitete Kontakte sowie neue oder verschobene Deals. Dazu gehören Änderungen aus Importen, Anmeldeformularen, Journeys, Anreicherung, Terminbuchungen und Checkout.
• Einmal am Tag wird alles erneut geprüft, damit Engagement-Scores aktuell bleiben, wenn sie steigen oder nachlassen.
• Jetzt synchronisieren startet sofort eine Synchronisation.

Ein Kontakt oder Deal, der sich nicht geändert hat, wird nicht erneut gesendet. Die Einstellungskarte zeigt die letzte Synchronisation: wie viele Kontakte und Deals gesendet wurden und was HubSpot abgelehnt hat oder nicht zugeordnet werden konnte.

Was nicht synchronisiert wird

• Nichts kommt aus HubSpot zurück. MailInApp liest nur die Namen Ihrer HubSpot-Pipelines und -Phasen, damit Sie sie zuordnen können.
• Löschungen. Das Löschen eines Kontakts oder Deals in MailInApp löscht ihn nicht in HubSpot. Löschen Sie einen synchronisierten Deal in HubSpot, legt MailInApp ihn nicht neu an.
• Deals in nicht zugeordneten Pipelines und Deals in einer Phase auf Nicht gesendet.

Fehlerbehebung

Trennen

Klicken Sie in der HubSpot-Zeile auf Trennen. MailInApp löscht seinen gespeicherten Zugriff auf Ihr HubSpot-Konto und Ihre Synchronisationsauswahl. Alles bereits Gesendete bleibt in HubSpot.

MailInApp merkt sich, zu welchem HubSpot-Datensatz jeder Ihrer Kontakte und Deals geworden ist, damit Sie sich später ohne Duplikate erneut verbinden können:

• Dasselbe HubSpot-Konto: Legen Sie erneut fest, was synchronisiert wird. Kontakte und Deals, die schon in HubSpot sind, werden aktualisiert statt ein zweites Mal angelegt, und nur was sich während der Trennung geändert hat, wird gesendet.
• Ein anderes HubSpot-Konto: MailInApp vergisst die Datensätze des ersten Kontos und sendet alles, was Sie auswählen, an das neue.

Diese Notizen enthalten nur die IDs der HubSpot-Datensätze, nie Kontaktdaten. Sie werden gelöscht, wenn Sie ein anderes HubSpot-Konto verbinden oder Ihr MailInApp-Konto löschen.