حجز الاجتماعات
دع الأشخاص الذين تراسلهم يحجزون اجتماعًا معك مباشرة من الرسالة. تنشئ أنواع الحجز (مكالمة تعارف مدتها 30 دقيقة، عرض توضيحي مدته 60 دقيقة) في صفحة الاجتماعات، ثم تضيف عنصر حجز الاجتماعات إلى أي رسالة. يرى كل مستلم أوقاتك المتاحة التالية ويحجز أحدها بنقرة. يُضاف الاجتماع إلى Google Calendar الخاص بك، ويتلقى المستلم رسالة تأكيد فيها دعوة تقويم.
ربط تقويم
يحتاج الحجز إلى تقويم يقرأ منه أوقات انشغالك ويضيف إليه الاجتماعات. اربط تقويمًا من الإعدادات ← عمليات الدمج ← التقويمات عبر ربط تقويم Google. وتضع صفحة الاجتماعات رابطًا إلى هناك إلى أن يُربط تقويم.
يطلب MailInApp صلاحيتين فقط على التقويم: معرفة متى تكون متفرغًا أو مشغولًا، وإضافة أحداث. ولا يقرأ تفاصيل أحداثك أبدًا. يمكنك ربط ما يصل إلى 5 حسابات Google، واختيار الحساب الذي يستخدمه كل نوع حجز.
إذا توقفت Google عن قبول وصول MailInApp (أزلته من حسابك على Google، أو غيّرت كلمة المرور)، يعرض التقويم أُلغي الوصول ولا يستطيع استقبال حجوزات جديدة حتى تعيد ربطه عبر إعادة الربط. أما قطع الاتصال فيزيل الوصول من حسابك على Google أيضًا. وتبقى الاجتماعات المحجوزة مسبقًا في تقويمك.
يستطيع مالك الحساب وحده ربط التقويمات أو قطع اتصالها. ويستطيع المحرّرون استخدام أي تقويم مرتبط في نوع حجز.
إنشاء نوع حجز
في صفحة الاجتماعات، اختر نوع حجز جديد واملأ:
- الاسم: اسم الاجتماع كما يظهر في الرسائل وفي الدعوة، مثل «مكالمة تعارف مدتها 30 دقيقة».
- التقويم: التقويم المرتبط الذي يُفحص ويُحجز فيه.
- المدة (بالدقائق): من 5 إلى 480، بخطوات من 5.
- الفاصل (بالدقائق): وقت يُترك فارغًا قبل كل اجتماع وبعده، من 0 إلى 240.
- المنطقة الزمنية: المنطقة التي تنطبق عليها ساعات عملك. تُعرض الأوقات في الرسائل بهذه المنطقة، مع ذكر اسمها.
- ساعات العمل: الساعات التي تستقبل فيها الاجتماعات في كل يوم من أيام الأسبوع، بالمنطقة الزمنية أعلاه. يمكن أن يضم اليوم أكثر من فترة (+ إضافة ساعات) ليوم مقسّم، أو أن يُترك غير متاح.
- متاح للحجز حتى (أيام مقدمًا): إلى أي مدى مسبقًا يمكن الحجز، من 1 إلى 60 يومًا.
- أقل مهلة للحجز (بالساعات): أقرب وقت يمكن أن يبدأ فيه اجتماع، حتى لا يحجزك أحد بعد خمس دقائق من الآن. حتى 720 ساعة.
- الحد الأقصى للاجتماعات يوميًا: اختياري. بمجرد أن يضم اليوم هذا العدد من اجتماعات هذا النوع، لا يعرض أوقاتًا أخرى.
- المكان: Google Meet (يُنشأ رابط Meet لكل اجتماع)، أو مكالمة هاتفية (رقمك)، أو غير ذلك (عنوان أو رابط اجتماعك الخاص).
الأوقات المتاحة هي المواعيد الواقعة ضمن ساعات عملك، بفارق مدة اجتماع واحد بين كل موعد والذي يليه بدءًا من أول كل فترة، والتي لا تتداخل مع أي انشغال في تقويمك (مع احتساب الفاصل). وتتبع ساعات العمل تغييرات التوقيت الصيفي في منطقتك الزمنية، فتبقى الساعة 9:00 هي 9:00 بالتوقيت المحلي طوال العام.
يفتح إظهار التقويم أسفل نوع الحجز عرضًا أسبوعيًا له، بالمنطقة الزمنية لنوع الحجز: الأوقات المتاحة التي سيعرضها الآن، والأوقات التي يكون فيها تقويمك مشغولًا، والاجتماعات المحجوزة بالفعل عبر MailInApp، مع تظليل الساعات خارج أوقات عملك وكل ما يقع خارج فترة الحجز باللون الرمادي. تنقّل بين أسابيع فترة الحجز باستخدام الأسهم. يقرأ تقويمك من جديد في كل مرة، ويتحدّث تلقائيًا عند عودتك إلى علامة التبويب، فيظهر الحدث الذي أضفته للتو في Google Calendar على الفور. استخدمه للتحقق من ساعات عملك قبل الإرسال.
يمكن أن يضم الحساب ما يصل إلى 25 نوع حجز. ولا يؤدي حذف أحدها إلى إلغاء اجتماعاته: تظل محجوزة وتبقى في تقويمك.
ماذا يحدث عندما يحجز شخص ما
- يُتحقَّق من الوقت مقابل تقويمك مرة أخرى، في تلك اللحظة. فإذا حُجز منذ إرسال الرسالة، تُعرض على الشخص أوقات محدّثة بدلًا منه.
- يُضاف الاجتماع إلى تقويمك مع الشخص بصفته حاضرًا، ومع رابط Google Meet إذا كان نوع الحجز يستخدم Meet.
- يتلقى الشخص رسالة تأكيد من MailInApp فيها التفاصيل ودعوة تقويم (.ics). ولا ترسل Google إليه دعوة ثانية.
- تتضمّن رسالة التأكيد رابط تغيير الموعد أو الإلغاء. يفتح صفحة يمكنه فيها اختيار وقت جديد أو الإلغاء، بمنطقته الزمنية. وأيّ من الأمرين يحدّث تقويمك ويرسل إليه التغيير بالبريد.
- تصلك رسالة بريد إلكتروني على عنوان حسابك، وأخرى إذا غيّر الشخص الموعد أو ألغاه لاحقًا. ويمكنك إيقافها عبر إيقاف هذه الرسائل أسفل الرسالة. إذا كنت تستخدم تطبيق MailInApp للجوال، يصلك إشعار فوري. ويظهر الحجز في نشاط جهة الاتصال ويُحتسب ضمن درجة التفاعل لديها، ويمكن أن تبدأ رحلة فيها مشغّل تم حجز اجتماع.
لا تبدأ الرحلة إلا للحجوزات التي تتم من رسالة أُرسلت إلى قائمة جهات اتصال، لأن الرحلة تعمل على جهة اتصال في قائمة. ويمكن للخطوات التالية استخدام الوسوم bookingTypeName وslotStart وmeetUrl.
لا يمكن لشخصين أبدًا حجز الموعد نفسه. وإذا حاولا في اللحظة نفسها، ينجح أحد الحجزين وتُعرض على الآخر أوقات محدّثة.
الاجتماعات القادمة
تعرض قائمة الاجتماعات القادمة في صفحة الاجتماعات كل اجتماع محجوز من الآن فصاعدًا، مع الحاضر ورابط Meet حيثما وُجد. يلغي إلغاء الاجتماع، ويزيله من تقويمك، ويرسل إلى الحاضر رسالة إلغاء. ولا يمكن إلغاء اجتماع بدأ بالفعل من هنا.
يرى المشاهِدون صفحة الاجتماعات للقراءة فقط.
الخصوصية
تُضمَّن الحجوزات وأنواع الحجز وأعدادها اليومية في تصدير بيانات حسابك، وتُحذف مع حسابك. أما الاجتماعات الموجودة بالفعل في Google Calendar الخاص بك فتبقى هناك، لأنها أحداث تقويمك نفسه. ولا يتلقى الحاضر المدرج في قائمة حظر الإرسال لديك رسالة التأكيد.