Prise de rendez-vous

Permettez aux personnes à qui vous écrivez de prendre rendez-vous avec vous directement depuis l'email. Vous configurez des types de rendez-vous (un appel de découverte de 30 minutes, une démo de 60 minutes) sur la page Rendez-vous, puis vous ajoutez un bloc Prise de rendez-vous à n'importe quel email. Chaque destinataire voit vos prochains créneaux libres et en réserve un en un tap. Le rendez-vous s'ajoute à votre Google Calendar et la personne reçoit un email de confirmation avec une invitation d'agenda.

Connecter un agenda

La réservation a besoin d'un agenda pour y lire vos périodes occupées et y ajouter les rendez-vous. Connectez-en un depuis Paramètres → Intégrations → Agendas avec Connecter Google Agenda. La page Rendez-vous renvoie vers cet emplacement tant qu'aucun agenda n'est connecté.

MailInApp ne demande que deux autorisations d'agenda : voir quand vous êtes libre ou occupé, et ajouter des événements. Il ne lit jamais le détail de vos événements. Vous pouvez connecter jusqu'à 5 comptes Google, et choisir celui qu'utilise chaque type de rendez-vous.

Si Google n'accepte plus l'accès de MailInApp (vous l'avez retiré de votre compte Google, ou vous avez changé votre mot de passe), l'agenda affiche Accès révoqué et ne peut plus prendre de nouvelles réservations tant que vous ne le reconnectez pas avec Reconnecter. Déconnecter retire aussi l'accès de votre compte Google. Les rendez-vous déjà réservés restent dans votre agenda.

Seul le propriétaire du compte peut connecter ou déconnecter des agendas. Les éditeurs peuvent utiliser n'importe quel agenda connecté dans un type de rendez-vous.

Créer un type de rendez-vous

Sur la page Rendez-vous, choisissez Nouveau type de rendez-vous et renseignez :

Nom : le nom du rendez-vous dans les emails et sur l'invitation, par exemple « Appel de découverte de 30 minutes ».
Agenda : l'agenda connecté à consulter et dans lequel réserver.
Durée (minutes) : de 5 à 480, par pas de 5.
Marge (minutes) : temps laissé libre avant et après chaque rendez-vous, de 0 à 240.
Fuseau horaire : le fuseau de vos horaires de travail. Les créneaux dans les emails sont affichés dans ce fuseau, avec le fuseau indiqué.
Horaires de travail : les heures auxquelles vous prenez des rendez-vous chaque jour de la semaine, dans le fuseau horaire ci-dessus. Un jour peut avoir plusieurs plages (+ Ajouter des horaires) pour une journée coupée, ou être laissé Indisponible.
Réservable jusqu'à (jours à l'avance) : jusqu'où à l'avance on peut réserver, de 1 à 60 jours.
Délai minimum (heures) : combien de temps à l'avance un rendez-vous peut commencer, pour que personne ne vous réserve dans cinq minutes. Jusqu'à 720 heures.
Rendez-vous max. par jour : facultatif. Une fois qu'un jour compte ce nombre de rendez-vous de ce type, il ne propose plus de créneaux.
Lieu : Google Meet (un lien Meet est créé pour chaque rendez-vous), Appel téléphonique (votre numéro) ou Autre (une adresse ou votre propre lien de réunion).

Les créneaux libres sont les plages à l'intérieur de vos horaires de travail, espacées d'une durée de rendez-vous à partir du début de chaque plage, qui ne chevauchent rien d'occupé dans votre agenda (marge comprise). Les horaires de travail suivent les changements d'heure de votre fuseau horaire, donc 9:00 reste 9:00 à l'heure locale toute l'année.

Afficher l'agenda sous un type de rendez-vous en ouvre une vue semaine, dans le fuseau horaire du type de rendez-vous : les créneaux libres qu'il proposerait en ce moment, les périodes où votre agenda est occupé et les rendez-vous déjà réservés via MailInApp, avec vos heures non travaillées et tout ce qui sort de la période de réservation en grisé. Parcourez les semaines de la période de réservation avec les flèches. Il relit votre agenda à chaque fois et se met à jour tout seul quand vous revenez sur l'onglet, si bien qu'un événement que vous venez d'ajouter dans Google Calendar apparaît aussitôt. Utilisez-le pour vérifier vos horaires de travail avant d'envoyer.

Un compte peut avoir jusqu'à 25 types de rendez-vous. En supprimer un n'annule pas ses rendez-vous : ils restent réservés et restent dans votre agenda.

Ce qui se passe quand quelqu'un réserve

Le créneau est de nouveau vérifié dans votre agenda, à ce moment-là. S'il a été pris depuis l'envoi de l'email, la personne se voit proposer des créneaux à jour à la place.
Le rendez-vous est ajouté à votre agenda avec la personne comme participante, et un lien Google Meet si le type de rendez-vous utilise Meet.
Elle reçoit de MailInApp un email de confirmation avec les détails et une invitation d'agenda (.ics). Google ne lui envoie pas de seconde invitation.
L'email de confirmation contient un lien Reporter ou annuler. Il ouvre une page où elle peut choisir un nouvel horaire ou annuler, dans son propre fuseau horaire. L'un comme l'autre met à jour votre agenda et lui envoie le changement par email.
Vous recevez un email à l'adresse de votre compte, puis un autre si la personne déplace ou annule le rendez-vous. Ne plus recevoir ces emails, en bas de l'email, les désactive. Si vous utilisez l'application mobile MailInApp, vous recevez une notification push. La réservation apparaît dans l'activité du contact et compte dans son score d'engagement, et un parcours avec un déclencheur Rendez-vous réservé peut démarrer.

Un parcours ne démarre que pour les réservations faites depuis un email envoyé à une liste de contacts, puisqu'un parcours s'exécute sur un contact d'une liste. Les étapes suivantes peuvent utiliser les balises bookingTypeName, slotStart et meetUrl.

Deux personnes ne peuvent jamais réserver le même créneau. Si elles essaient au même moment, une réservation aboutit et l'autre se voit proposer des créneaux à jour.

Rendez-vous à venir

La liste Rendez-vous à venir de la page Rendez-vous affiche chaque rendez-vous réservé à partir de maintenant, avec le participant et un Lien Meet lorsqu'il y en a un. Annuler annule un rendez-vous, le retire de votre agenda et envoie au participant un email d'annulation. Un rendez-vous déjà commencé ne peut pas être annulé depuis cet endroit.

Les lecteurs voient la page Rendez-vous en lecture seule.

Confidentialité

Les réservations, les types de rendez-vous et leurs décomptes quotidiens sont inclus dans l'export de données de votre compte et supprimés avec votre compte. Les rendez-vous déjà présents dans votre Google Calendar y restent, puisque ce sont les propres événements de votre agenda. Un participant figurant sur votre liste de suppression ne reçoit pas l'email de confirmation.