ミーティング予約

メールを送った相手が、そのメールから直接あなたとのミーティングを予約できるようにします。ミーティングページで予約タイプ(30分の初回ミーティング、60分のデモなど)を設定し、任意のメールにミーティング予約ブロックを追加します。各受信者にはあなたの直近の空き時間が表示され、ワンタップで予約できます。ミーティングはあなたのGoogleカレンダーに入り、相手にはカレンダーの招待付きの確認メールが届きます。

カレンダーを接続する

予約には、予定が埋まっている時間を読み取り、ミーティングを追加するためのカレンダーが必要です。設定 → 連携 → カレンダーからGoogle カレンダーを接続で接続します。カレンダーが接続されるまで、ミーティングページにはそこへのリンクが表示されます。

MailInAppが求めるカレンダーの権限は2つだけです: 空き時間の確認と、予定の追加です。予定の詳細を読むことはありません。Googleアカウントは最大5つまで接続でき、予約タイプごとに使用するアカウントを選べます。

GoogleがMailInAppのアクセスを受け付けなくなった場合(GoogleアカウントからMailInAppを削除した、またはパスワードを変更した場合)、カレンダーにはアクセス取り消し済みと表示され、再接続するまで新しい予約を受け付けられません。接続を解除すると、Googleアカウントからもアクセス権が削除されます。予約済みのミーティングはカレンダーに残ります。

カレンダーを接続または接続解除できるのはアカウントのオーナーだけです。編集者は、接続済みの任意のカレンダーを予約タイプで使用できます。

予約タイプを作成する

ミーティングページで新しい予約タイプを選び、次の項目を入力します:

名前: メールや招待でのミーティングの名称です。例: 「30分の初回ミーティング」。
カレンダー: 空き状況を確認し、予約を入れる接続済みのカレンダーです。
所要時間(分): 5〜480、5分刻み。
前後の余裕(分): 各ミーティングの前後に空けておく時間で、0〜240。
タイムゾーン: 受付時間の基準となるタイムゾーンです。メール内の日時はこのタイムゾーンで、タイムゾーン名付きで表示されます。
受付時間: 曜日ごとにミーティングを受け付ける時間帯で、上のタイムゾーンで指定します。1日を分けたい場合は複数の時間帯(+ 時間帯を追加)を設定でき、受付なしにすることもできます。
予約できる期間(何日先まで): どれだけ先まで予約できるかで、1〜60日。
最短の予約受付(時間前): ミーティングを開始できる最短のタイミングで、5分後の予約などを防ぎます。最大720時間。
1 日の最大ミーティング数: 任意です。1日のこのタイプのミーティング数がこの値に達すると、その日の日時は提示されなくなります。
場所: Google Meet(ミーティングごとにMeetのリンクが作成されます)、電話(あなたの電話番号)、またはその他(住所や独自のミーティングリンク)。

空き時間は、受付時間内で各時間帯の開始からミーティングの長さごとに区切った枠のうち、カレンダー上の予定(と前後の余裕)に重ならないものです。受付時間はタイムゾーンの夏時間の切り替えに従うため、9:00は一年中現地時間の9:00のままです。

予約タイプの下にあるカレンダーを表示では、その予約タイプの週表示が、予約タイプのタイムゾーンで開きます。現時点で提示する空き時間、カレンダーで予定が埋まっている時間、MailInAppですでに予約されたミーティングが表示され、受付時間外と予約できる期間外はグレーで表示されます。予約できる期間の週は矢印で切り替えられます。開くたびにカレンダーを新たに読み込み、タブに戻ると自動で更新されるため、Googleカレンダーに追加したばかりの予定もすぐに反映されます。送信前に受付時間を確かめるのに使ってください。

1つのアカウントで作成できる予約タイプは最大25件です。予約タイプを削除してもそのミーティングはキャンセルされず、予約されたままカレンダーに残ります。

予約されたときの流れ

その時点で、日時がもう一度カレンダーと照合されます。メール送信後にすでに埋まっていた場合は、代わりに最新の日時が提示されます。
相手を参加者としてミーティングがカレンダーに追加されます。予約タイプでMeetを使う場合は、Google Meetのリンクも付きます。
相手には、詳細とカレンダーの招待(.ics)が付いた確認メールがMailInAppから届きます。Googleから2通目の招待が送られることはありません。
確認メールには日時の変更またはキャンセルリンクがあります。これを開くと、相手自身のタイムゾーンで新しい日時を選んだりキャンセルしたりできるページが表示されます。どちらの操作でもカレンダーが更新され、変更内容が相手にメールで送られます。
アカウントのメールアドレスに通知メールが届き、後で日時の変更やキャンセルがあった場合も届きます。メール末尾のこのメールを停止で受け取りをオフにできます。MailInAppモバイルアプリを使っている場合は、プッシュ通知が届きます。予約は連絡先のアクティビティに表示されてエンゲージメントスコアに加算され、ミーティングの予約トリガーのジャーニーを開始できます。

ジャーニーが開始されるのは、連絡先リストに送信されたメールからの予約だけです。ジャーニーはリスト内の連絡先に対して実行されるためです。後続のステップではbookingTypeName、slotStart、meetUrlのタグを使用できます。

2人が同じ枠を予約することはありません。同時に予約しようとした場合、一方の予約が成功し、もう一方には最新の日時が提示されます。

今後のミーティング

ミーティングページの今後のミーティング一覧には、これから予定されているすべてのミーティングが、参加者と(ある場合は)Meet のリンクとともに表示されます。キャンセルを押すとミーティングがキャンセルされ、カレンダーから削除され、参加者にキャンセルのメールが送られます。すでに始まったミーティングは、ここからキャンセルできません。

閲覧者には、ミーティングページが読み取り専用で表示されます。

プライバシー

予約、予約タイプ、およびその日ごとの件数は、アカウントのデータエクスポートに含まれ、アカウントとともに削除されます。すでにGoogleカレンダーに入っているミーティングは、カレンダー自体の予定であるため、そのまま残ります。サプレッションリストに含まれる参加者には、確認メールは送られません。