部門

チーム協働だけでは、すべてのエディターとビューアーがアカウントについて同じ見え方をします: すべてのプロジェクト、すべての共有メールボックスです。小規模なチームであればそれで十分ですが、「チーム」がサポート、営業、マーケティングのような別々の機能グループを意味するようになると、お互いのキャンペーンや顧客とのやり取りを読む業務上の理由がない以上、それでは不十分になります。部門は、既存のオーナー/エディター/ビューアーのロールが行えることを変えることなく、その上にこの範囲の絞り込みを追加します。

部門を作成する

設定 → チームから、アカウントオーナーは部門(サポート、営業、マーケティング、その他適したもの)を作成し、各メンバーを1つ以上の部門に割り当てられます。どの部門にも割り当てられていないメンバーは、引き続きすべてのプロジェクトを見ることができます — 部門は既定で適用される制限ではなく、オプトインの範囲絞り込みです。

部門が絞り込むもの

• プロジェクト — プロジェクトは作成時に1つ以上の部門にタグ付けできます。部門に割り当てられたメンバーは、自分が所属する部門がタグ付けされたプロジェクトのみを見ることができます。アカウントオーナーは、タグ付けの有無にかかわらず、引き続きすべてを見ることができます。
• 共有メールボックス — support@やsales@のような受信用メールボックスアドレスは、1つの部門に範囲を絞り込むことができ、その部門の全メンバーとオーナーに表示されます。詳しくは下記の個別メールボックスと共有メールボックスを参照してください。

部門が設定されていないプロジェクトやアドレスは、部門機能が存在する前と全く同じように、アカウント全体に表示され続けます — この機能をオンにしても、すでに構築済みのものが見えなくなることはありません。

部門リーダー

メンバーに部門のリーダーロールを割り当てると、毎回アカウントオーナーを介することなく、その部門に新しいメンバーを直接招待したり、部門名を変更したりできるようになります。リーダーの権限は自分の部門にとどまります: 自分が率いていない部門には招待できず、課金や認証情報には触れられず、他の誰かをリーダーに昇格させることもできません。SMTP設定、Stripe Connect、APIキー、Webhookシークレット、チーム管理自体のように、他のすべてでオーナー限定のまま残るものは、リーダーにとっても引き続きオーナー限定です。

個別メールボックスと共有メールボックス

部門が存在すると、取得済みのメールボックスアドレス(受信メールボックス)は次のいずれかに設定できます。

• 共有 — そのアドレスに割り当てられた部門の全メンバーと、アカウントオーナーに表示されます。可視性が設定されていないアドレスの既定値です。
• 個別 — 特定の1人のメンバーに割り当てられ、その人だけの非公開になります。同じ部門の同僚や、アカウントオーナーであっても、気軽に開くことはできません。

個別メールボックスは、実際の業務上のやり取りのために会社所有のアドレスを使うものであり、法的な意味での個人の受信箱ではありません — そのため、オーナーが完全に締め出されるわけではありません。代わりに、他の人の個別メールボックスを開くにはオーナーアクセスを経由します: オーナーがメールボックスを選び、理由を入力して初めて、それを読むことができます — 読み取り専用で、割り当てられたメンバーに代わって返信することはできません。このアクセスは記録され、その記録は後でメールボックスの割り当て先本人にも公開され、隠されることはありません。これは、退職した従業員のメールボックスやコンプライアンス上の保全など、実際の事業継続のためのケースを想定したものであり、日常的な閲覧のためのものではありません。

開示通知

部門への所属によってメンバーが見られる範囲が変わること、そして個別メールボックスへのオーナーアクセスが可能であることから、チームの招待を承諾する人は、参加する前にその両方を説明する短い通知を目にします — 自分の部門が何を可視化するのか、そしてオーナーアクセスは常に理由が必要で常に記録される、という点です。招待を承諾することは、この通知を確認したことを意味します。

使わなければ何も変わらない

部門が1つも作成されていないアカウントは、チーム協働ですでに説明されている通りに動作します: すべてのエディターとビューアーが、すべてのプロジェクトとすべての共有メールボックスを見ることができます。部門は、チームが成長するにつれて選択的に導入する追加の範囲絞り込みであり、新しい既定の挙動ではありません。