Prenotazione incontri

Permetti alle persone a cui scrivi di prenotare un incontro con te direttamente dall'email. Imposti dei tipi di incontro (una chiamata conoscitiva di 30 minuti, una demo di 60 minuti) nella pagina Riunioni, poi aggiungi un blocco Prenotazione incontri a qualsiasi email. Ogni destinatario vede i tuoi prossimi orari liberi e ne prenota uno con un tap. L'incontro finisce nel tuo Google Calendar e la persona riceve un'email di conferma con un invito di calendario.

Collegare un calendario

Le prenotazioni hanno bisogno di un calendario da cui leggere i tuoi orari occupati e a cui aggiungere gli incontri. Collegane uno da Impostazioni → Integrazioni → Calendari con Collega Google Calendar. La pagina Riunioni rimanda lì finché non è collegato un calendario.

MailInApp chiede solo due autorizzazioni del calendario: vedere quando sei libero o occupato e aggiungere eventi. Non legge mai i dettagli dei tuoi eventi. Puoi collegare fino a 5 account Google e scegliere quale usa ciascun tipo di incontro.

Se Google smette di accettare l'accesso di MailInApp (l'hai rimosso dal tuo account Google, o hai cambiato password), il calendario mostra Accesso revocato e non può ricevere nuove prenotazioni finché non lo ricolleghi con Ricollega. Scollega rimuove l'accesso anche dal tuo account Google. Gli incontri già prenotati restano nel tuo calendario.

Solo il proprietario dell'account può collegare o scollegare i calendari. Gli editor possono usare qualsiasi calendario collegato in un tipo di incontro.

Creare un tipo di incontro

Nella pagina Riunioni, scegli Nuovo tipo di incontro e compila:

Nome: come si chiama l'incontro nelle email e nell'invito, per esempio "Chiamata conoscitiva di 30 minuti".
Calendario: quale calendario collegato controllare e in quale prenotare.
Durata (minuti): da 5 a 480, a passi di 5.
Margine (minuti): tempo lasciato libero prima e dopo ogni incontro, da 0 a 240.
Fuso orario: il fuso in cui è espresso il tuo orario di lavoro. Gli orari nelle email sono mostrati in questo fuso, con il fuso indicato.
Orario di lavoro: le ore in cui accetti incontri in ogni giorno della settimana, nel fuso orario indicato sopra. Un giorno può avere più di una fascia (+ Aggiungi orario) per una giornata spezzata, oppure essere lasciato Non disponibile.
Prenotabile fino a (giorni di anticipo): con quanto anticipo si può prenotare, da 1 a 60 giorni.
Preavviso minimo (ore): quanto presto può iniziare un incontro, così nessuno ti prenota per tra cinque minuti. Fino a 720 ore.
Max incontri al giorno: facoltativo. Quando un giorno ha raggiunto questo numero di incontri di questo tipo, non offre più orari.
Dove: Google Meet (per ogni incontro viene creato un link Meet), Telefonata (il tuo numero) o Altro (un indirizzo o il tuo link della riunione).

Gli orari liberi sono le fasce all'interno del tuo orario di lavoro, distanziate di una durata dell'incontro a partire dall'inizio di ogni fascia, che non si sovrappongono a nulla di occupato nel tuo calendario (margine incluso). L'orario di lavoro segue i cambi dell'ora legale del tuo fuso orario, quindi le 9:00 restano le 9:00 locali tutto l'anno.

Mostra calendario sotto un tipo di incontro ne apre una vista settimanale, nel fuso orario del tipo di incontro: gli orari liberi che offrirebbe in questo momento, gli orari in cui il tuo calendario è occupato e gli incontri già prenotati tramite MailInApp, con le ore fuori dal tuo orario di lavoro e tutto ciò che è fuori dal periodo prenotabile in grigio. Scorri le settimane del periodo prenotabile con le frecce. Legge il tuo calendario da capo ogni volta e si aggiorna da solo quando torni sulla scheda, così un evento che hai appena aggiunto in Google Calendar compare subito. Usalo per controllare il tuo orario di lavoro prima di inviare.

Un account può avere fino a 25 tipi di incontro. Eliminarne uno non annulla i suoi incontri: restano prenotati e restano nel tuo calendario.

Cosa succede quando qualcuno prenota

L'orario viene ricontrollato sul tuo calendario, in quel momento. Se è stato preso dopo l'invio dell'email, alla persona vengono offerti invece orari aggiornati.
L'incontro viene aggiunto al tuo calendario con la persona come partecipante, e con un link Google Meet se il tipo di incontro usa Meet.
La persona riceve da MailInApp un'email di conferma con i dettagli e un invito di calendario (.ics). Google non le invia un secondo invito.
L'email di conferma contiene un link Sposta o annulla. Apre una pagina in cui può scegliere un nuovo orario o annullare, nel proprio fuso orario. In entrambi i casi il tuo calendario viene aggiornato e la persona riceve la modifica via email.
Ricevi un'email all'indirizzo del tuo account, e un'altra se in seguito la riunione viene spostata o annullata. Non ricevere più queste email, in fondo all'email, le disattiva. Se usi l'app mobile MailInApp, ricevi una notifica push. La prenotazione compare nell'attività del contatto e conta per il suo punteggio di coinvolgimento, e può avviarsi un journey con un trigger Incontro prenotato.

Un journey si avvia solo per le prenotazioni fatte da un'email inviata a una lista di contatti, poiché un journey viene eseguito su un contatto di una lista. I passaggi successivi possono usare i tag bookingTypeName, slotStart e meetUrl.

Due persone non possono mai prenotare lo stesso orario. Se ci provano nello stesso momento, una prenotazione va a buon fine e all'altra persona vengono offerti orari aggiornati.

Prossimi incontri

L'elenco Prossimi incontri nella pagina Riunioni mostra ogni incontro prenotato da ora in poi, con il partecipante e un Link Meet dove presente. Annulla annulla un incontro, lo rimuove dal tuo calendario e invia al partecipante un'email di annullamento. Un incontro già iniziato non può essere annullato da qui.

I visualizzatori vedono la pagina Riunioni in sola lettura.

Privacy

Le prenotazioni, i tipi di incontro e i loro conteggi giornalieri sono inclusi nell'esportazione dei dati del tuo account ed eliminati insieme al tuo account. Gli incontri già presenti nel tuo Google Calendar restano lì, poiché sono eventi del tuo calendario. Un partecipante presente nella tua lista di soppressione non riceve l'email di conferma.