会议预约
让你发送邮件的对象直接在邮件中预约与你的会议。你在会议页面上设置预约类型(30 分钟初次沟通、60 分钟演示),然后在任意邮件中添加一个会议预约模块。每位收件人都会看到你接下来的空闲时间,一次点击即可预约。会议会进入你的 Google 日历,对方会收到一封附带日历邀请的确认邮件。
连接日历
预约功能需要一个日历,用来读取你的忙碌时间并添加会议。在设置 → 集成 → 日历中通过连接 Google 日历进行连接。在连接日历之前,会议页面会显示指向那里的链接。
MailInApp 只请求两项日历权限:查看你的空闲或忙碌时间,以及添加日程。它从不读取你的日程详情。你最多可以连接 5 个 Google 账号,并为每个预约类型选择使用哪一个。
如果 Google 不再接受 MailInApp 的访问(你从 Google 账号中移除了它,或更改了密码),该日历会显示访问权限已撤销,在你重新连接之前无法接受新的预约。断开连接会同时从你的 Google 账号中移除访问权限。已预约的会议会保留在你的日历中。
只有账号所有者可以连接或断开日历。编辑者可以在预约类型中使用任何已连接的日历。
创建预约类型
在会议页面上选择新建预约类型,并填写:
- 名称:会议在邮件和邀请中的名称,例如"30 分钟初次沟通"。
- 日历:用于检查空闲情况并写入预约的已连接日历。
- 时长(分钟):5 到 480,以 5 为步长。
- 缓冲时间(分钟):每个会议前后留出的空闲时间,0 到 240。
- 时区:你的工作时间所在的时区。邮件中的时间按此时区显示,并注明时区。
- 工作时间:每周各天你接受会议的时段,按上面的时区设置。一天可以有多个时段(+ 添加时间段)以分段安排,也可以设为不可预约。
- 可预约范围(提前多少天):人们最多可以提前多久预约,1 到 60 天。
- 最短提前时间(小时):会议最早可以在多久之后开始,这样就不会有人预约五分钟后的会议。最长 720 小时。
- 每天最多会议数:可选。一天中此类型的会议达到这个数量后,当天就不再提供时间。
- 地点:Google Meet(每个会议都会创建一个 Meet 链接)、电话(你的号码)或其他(一个地址或你自己的会议链接)。
空闲时间是指工作时间内、从每个时段开始按会议时长依次排列、且不与日历上任何忙碌日程(加上缓冲时间)重叠的时段。工作时间会跟随你所在时区的夏令时变化,因此 9:00 全年都保持为当地时间 9:00。
预约类型下方的显示日历会按该预约类型的时区打开它的周视图:它此刻会提供的空闲时间、你日历中的忙碌时间,以及已通过 MailInApp 预约的会议;你的非工作时间和可预约范围之外的时间会显示为灰色。用箭头可以逐周翻看可预约范围内的各周。它每次都会重新读取你的日历,并在你回到该标签页时自动更新,因此你刚在 Google 日历中添加的日程会立即显示。发送前可以用它检查你的工作时间。
一个账号最多可以有 25 个预约类型。删除预约类型不会取消其会议:它们仍然有效,并保留在你的日历中。
有人预约时会发生什么
- 在那一刻再次将该时间与你的日历核对。如果邮件发出后该时间已被占用,对方会看到最新的可选时间。
- 会议会以对方为参会者添加到你的日历;如果预约类型使用 Meet,还会附带一个 Google Meet 链接。
- 对方会收到一封来自 MailInApp 的确认邮件,包含详情和日历邀请(.ics)。Google 不会再发送第二份邀请。
- 确认邮件中有一个改期或取消链接。它会打开一个页面,对方可以按自己的时区选择新时间或取消。无论哪种操作,都会更新你的日历,并通过邮件告知对方变更。
- 你会在账号邮箱收到一封通知邮件，之后如果对方改期或取消，也会再收到一封。点击邮件底部的不再接收此类邮件即可关闭。如果你使用 MailInApp 移动应用,你会收到一条推送通知。该预约会显示在联系人的活动中并计入其互动评分,带有会议已预约触发器的旅程也可以启动。
只有通过发送给联系人列表的邮件完成的预约才会启动旅程,因为旅程是针对列表中的联系人运行的。后续步骤可以使用 bookingTypeName、slotStart 和 meetUrl 标签。
两个人永远不会预约到同一个时段。如果他们在同一时刻尝试,一个预约会成功,另一人则会看到最新的可选时间。
即将举行的会议
会议页面上的即将举行的会议列表会显示从现在起预约的所有会议,包括参会者,以及(如有)Meet 链接。取消会取消会议,将其从你的日历中移除,并向参会者发送取消邮件。已经开始的会议无法在这里取消。
查看者只能以只读方式查看会议页面。
隐私
预约、预约类型及其每日计数都包含在你账号的数据导出中,并会随账号一起删除。已经在你 Google 日历中的会议会保留,因为它们是你日历自身的日程。在你屏蔽列表中的参会者不会收到确认邮件。