部门
仅凭团队协作,每一个编辑者和查看者对账户拥有相同的视图:所有项目、所有共享邮箱。对于小型团队来说这没问题,但一旦"团队"意味着支持、销售、市场这样各自独立的职能小组——彼此没有业务上的理由去查看对方的营销活动或客户往来记录——这种做法就不再合适了。部门在现有的所有者/编辑者/查看者角色之上添加了这层限定,而不改变这些角色原本能做的事情。
创建部门
在设置 → 团队中,账户所有者可以创建部门(支持、销售、市场,或任何适合的名称),并将每位团队成员分配到一个或多个部门。未分配任何部门的团队成员仍会看到所有项目——部门是需要主动启用的限定,而不是默认施加的限制。
部门限定的内容
- 项目——项目在创建时可以打上一个或多个部门的标签。被分配到某个部门的团队成员,只能看到打有其所属部门标签的项目;账户所有者则始终能看到所有项目,无论是否打了标签。
- 共享邮箱——像
support@或sales@这样的收件邮箱地址,可以限定给某一个部门,该部门的每一位成员以及账户所有者都能看到它。详见下方的个人邮箱与共享邮箱。
未设置部门的项目或邮箱地址,会继续对整个账户保持可见,与部门功能出现之前完全一样——启用这项功能不会让任何已有的内容变得不可见。
部门负责人
将团队成员指定为某个部门的负责人角色后,他们就可以直接邀请新成员加入该部门并为其重命名,而无需每次都经过账户所有者。负责人的权限范围仅限于自己所在的部门:无法邀请人加入自己不负责的部门,无法触及账单或凭证,也无法将其他任何人提升为负责人。其他所有原本仅限所有者操作的内容——SMTP 设置、Stripe Connect、API 密钥、Webhook 密钥、团队管理本身——对负责人来说同样仅限所有者操作。
个人邮箱与共享邮箱
一旦存在部门,一个已认领的邮箱地址(收件邮箱)就可以被设置为:
- 共享——对该地址所分配部门的每一位成员以及账户所有者可见。这是未设置可见性的地址的默认状态。
- 个人——分配给某一位特定的团队成员,仅对本人私密。同一部门的同事,甚至账户所有者,都不能随意打开它。
个人邮箱使用的是公司名下的地址来处理真实的工作往来——它在法律意义上并不是私人信箱,因此所有者并非被完全排除在外。相反,打开他人的个人邮箱需要经过所有者访问:所有者选定邮箱、填写原因后,才能进行查看——只读,不能代替被分配的成员回复。这次访问会被记录,而且该记录之后对邮箱本人的成员可见,不会对其隐藏。它是为真正的业务连续性场景而设——例如离职员工的邮箱、合规保留要求——而不是用于日常浏览。
披露通知
由于部门归属会改变团队成员能看到的内容,并且所有者访问个人邮箱的机制是存在的,任何接受团队邀请的人在加入之前都会看到一条简短的通知,说明这两点——他们的部门会让哪些内容可见,以及所有者访问始终需要说明理由、并始终被记录。接受邀请即表示确认已知悉该通知。
不使用则一切照旧
一个尚未创建任何部门的账户,其行为与团队协作中已经描述的完全一致:每一位编辑者和查看者都能看到所有项目和所有共享邮箱。部门是随着团队成长而选择启用的附加限定,而不是新的默认行为。