Um bom convite de evento faz mais do que anunciar uma data — ele diz às pessoas exatamente como entrar, acerta o horário não importa onde elas morem, e te dá uma contagem real de participantes. Com o MailInApp, tudo isso vive dentro do próprio convite, montado a partir de alguns blocos que você arrasta e preenche — sem uma página de inscrição para montar separadamente.
Por que colocar tudo isso dentro do próprio e-mail?
Cada clique extra entre "abriu o convite" e "confirmei que vou" perde pessoas. Então, em vez de linkar para um site de inscrição, o MailInApp coloca o link Entrar, as direções do local, o botão "adicionar ao meu calendário", e a pergunta do RSVP direto no e-mail. Cada um é um único toque, sem uma ferramenta separada para visitar.
Os blocos criados para eventos
- Link de reunião — um botão Entrar para um evento online ou híbrido, com um número opcional de discagem embaixo. Basta escolher um rótulo de provedor (Zoom, Meet, Teams, ou seu próprio link personalizado) e colar a URL — sem conta para conectar. Você pode configurá-lo para só ligar um número definido de minutos antes do início, para que ninguém clique uma semana antes.
- Local — o nome, o endereço, e uma foto opcional de onde comparecer, mais um link "Como chegar" de um toque, direto para o Google Maps.
- Adicionar ao calendário — botões para Google Calendar, Outlook.com, e um download simples para qualquer outro. Preencha a data e a hora uma vez; o calendário de cada participante mostra corretamente no seu próprio fuso horário automaticamente (veja abaixo por que isso importa).
- RSVP — uma pergunta Sim/Não de um toque, com uma contagem opcional de acompanhantes. Defina uma capacidade se os assentos forem limitados, e qualquer um que fizer RSVP depois de esgotado entra automaticamente em lista de espera, em vez de simplesmente ser espremido.
- Contagem regressiva e Enquete — os mesmos blocos usados em outros lugares do MailInApp, reaproveitados aqui como estão: uma contagem regressiva marcando o evento, ou uma enquete rápida para escolher uma sessão ou tema.
- Produto — se for um evento pago, coloque este em vez do bloco RSVP gratuito, ou ao lado dele, para vender ingressos direto do convite.
Acertando o horário para todo mundo, onde quer que estejam
Um e-mail não consegue saber em qual fuso horário está a pessoa que o lê, então imprimir um horário fixo como "19h (horário de Brasília)" deixa todo mundo mais fazendo a própria conta. O bloco Adicionar ao calendário contorna isso por completo — defina a data e a hora uma vez, e qualquer aplicativo de calendário que seu participante já use mostra corretamente convertido para o próprio horário local no momento em que ele adiciona. Você não precisa fazer nada a mais para isso funcionar.
Uma sequência típica de convite a lembrete
- Monte o convite com uma Contagem regressiva, um bloco Link de reunião e/ou Local, um bloco Adicionar ao calendário, e um RSVP (ou um bloco Produto para um ingresso pago).
- Configure um envio recorrente que automaticamente atinge de novo qualquer um que ainda não tenha feito RSVP, diária ou semanalmente — ele só alcança as pessoas que ainda faltam essa etapa, para que ninguém seja incomodado duas vezes.
- Conforme o dia se aproxima, a contagem regressiva continua precisa toda vez que é aberta, o botão Entrar liga exatamente no horário programado, e o seu painel de Respostas mantém uma contagem ao vivo de quem está confirmado e quem está em lista de espera.
- Se for um evento pago e o último assento for comprado duas vezes ao mesmo tempo, o MailInApp reembolsa automaticamente quem perdeu em vez de fazer overbooking — os dois compradores recebem um e-mail claro de qualquer forma.
Capacidade e lista de espera, sem vender ingressos
Nem todo evento precisa de um preço, mas muitos ainda precisam de uma contagem de participantes. Defina uma capacidade opcional no bloco RSVP, ou deixe em branco para ilimitado. Assim que os participantes confirmados — mais acompanhantes, se você os contar — ultrapassarem esse limite, qualquer um que fizer RSVP depois desse ponto entra automaticamente em lista de espera, com a sua própria mensagem explicando isso. Os totais de confirmados, recusados e em lista de espera ficam todos ali no seu painel de Respostas e na sua exportação de CSV.
E se um convite não aparecer direito na caixa de entrada de alguém?
Todo bloco ainda dá a essa pessoa um caminho funcional para seguir em frente. Onde a versão mais elaborada não consegue ser exibida, o botão Entrar, o link de direções, os botões de calendário, e a pergunta do RSVP recorrem todos a links simples que levam exatamente ao mesmo lugar. Até o Outlook clássico recebe sua própria versão construída para exibir corretamente, então ninguém nunca fica sem uma forma de responder.
Primeiros passos
Ao criar um novo projeto, escolha "Evento" como o propósito, depois escolha o modelo inicial "Conferência híbrida" no carrossel de modelos. Ele já começa com um Link de reunião, um bloco Local, um bloco Adicionar ao calendário, e um bloco RSVP prontos — preencha os detalhes e exclua o que não se aplicar, Link de reunião ou Local. Conecte sua lista de contatos em Contatos e envio para que a sequência de lembretes possa rodar sozinha.
Hospedando a transmissão você mesmo, em vez de linkar para fora
Tudo acima presume que você está reunindo pessoas em uma chamada de um provedor que você já usa. O MailInApp não hospeda a transmissão em nenhum dos dois modos — a escolha real está entre apontar para um convite simples (Link de reunião) ou rodá-la como uma sessão ao vivo com uma página de participação real, chat, lista de espera e perguntas e respostas, transmitida a partir do provedor que você já usa: uma página pública de inscrição, uma capacidade/lista de espera, um link de acesso sem conta, chat ao vivo, e uma fila de perguntas e respostas moderada rodando junto. Você também não precisa de um software de streaming separado como o OBS para rodá-la — vá ao vivo direto da câmera do seu celular com o aplicativo mailinapp_mobile (você ainda vai precisar de uma conta em um provedor de streaming para onde enviar o sinal, assim como com o OBS), e assista à própria transmissão em uma prévia ao vivo na página do painel da sessão. Promover uma dessas usa seu próprio bloco de Inscrição em webinar em vez de Link de reunião, e sua página de inscrição também pode ser desenhada no estúdio, em vez de permanecer o formulário padrão simples. Isso é coberto em Cursos online e assinatura de aprendizado e Sessões ao vivo e webinars.