Agrupa a los compañeros de equipo en departamentos para que la visibilidad de proyectos y el acceso a los buzones compartidos se delimiten al grupo en el que realmente trabajan. Soporte, Ventas y Marketing dejan de leer las campañas y los hilos de clientes del otro por defecto, los responsables de departamento pueden invitar dentro de su propio grupo sin pasar por el propietario de la cuenta cada vez, y un buzón individual permanece privado a menos que el propietario lo abra mediante una anulación que exige un motivo y queda registrada.
Una cuenta de MailInApp que crece más allá de un puñado de personas solía tener exactamente un modelo de visibilidad: todo editor o visor activo veía todos los proyectos y todos los buzones compartidos que poseía la cuenta. Eso está bien para un equipo pequeño donde de todos modos todos ya ven todo. Deja de estar bien en cuanto «equipo» significa grupos funcionales separados — soporte atendiendo hilos de clientes, ventas ejecutando sus propias campañas, marketing ejecutando las suyas — sin ninguna razón de negocio real para que un grupo navegue por lo del otro.
Los departamentos se superponen a los roles existentes
Un departamento no reemplaza los roles de propietario/editor/visor — delimita lo que un editor o visor dentro de él puede ver. El propietario de la cuenta crea departamentos desde Configuración, asigna a los compañeros de equipo a uno o más, y a partir de ese momento un proyecto o buzón compartido etiquetado con un departamento es visible solo para los miembros de ese departamento más el propietario. Un proyecto o buzón sin departamento asignado se comporta exactamente igual que antes: visible para toda la cuenta.
Los responsables de departamento le quitan las invitaciones de encima al propietario
Ascender a un compañero de equipo a responsable de su propio departamento le permite invitar directamente a nuevas personas a él — una delegación real, no solo una etiqueta. El alcance de un responsable se detiene en el borde de su departamento: no puede invitar a un grupo que no dirige, no puede tocar la facturación ni las credenciales, y no puede nombrar a otro responsable. Todo lo que ya es exclusivo del propietario — la configuración de SMTP, Stripe Connect, las claves de API, los secretos de webhook, la propia administración del equipo — sigue siendo exclusivo del propietario también para un responsable.
Los buzones individuales son privados, no imposibles de abrir
Una dirección entrante reclamada como support@ puede compartirse con todo un departamento, o configurarse como individual y asignarse a una persona específica. Un buzón individual usa una dirección propiedad de la empresa para la correspondencia de trabajo habitual, así que un muro técnico estricto cambiaría una continuidad de negocio real — el buzón de un empleado que se fue convirtiéndose en datos de la empresa permanentemente irrecuperables — por una garantía de privacidad que la ley en realidad no exige para la correspondencia de trabajo en un dominio de la empresa. En cambio, la única forma en que el propietario entra al buzón individual de otra persona es el acceso del propietario: elige el buzón, indica un motivo, y solo entonces lo lee — nunca responde en nombre del miembro asignado. Ese acceso queda registrado, y el registro es visible después para el propio asignatario del buzón, no se le oculta.
Todo el que acepta una invitación ve primero qué significa
Debido a que un departamento cambia lo que un compañero de equipo puede ver, y a que es posible el acceso del propietario a un buzón individual, la página de aceptación de la invitación muestra un breve aviso en lenguaje sencillo antes de que alguien se una: qué hace visible su departamento, y que el acceso del propietario siempre exige un motivo y siempre queda registrado. No hay un flujo de consentimiento aparte que configurar — aceptar la invitación implica reconocer el aviso.
Lo que esto no cambia
Los permisos de editor y visor dentro de un departamento siguen siendo exactamente los mismos que ya eran — un editor delimitado a un departamento todavía puede construir, enviar y leer respuestas de lo que puede ver; un visor delimitado a un departamento sigue siendo de solo lectura. Los límites de volumen, los niveles de plan y las reglas de rotación de credenciales no se ven afectados por nada de esto — los departamentos son una capa de visibilidad, no un nuevo eje de precios ni un nuevo conjunto de permisos de escritura.
Primeros pasos
Crea departamentos que coincidan con la estructura real de tu organización desde Configuración → Equipo, asigna a los compañeros de equipo a ellos, y etiqueta los nuevos proyectos con un departamento desde el selector de creación. Consulta Departamentos para la referencia completa, Colaboración en equipo para saber cómo funcionan los roles y las invitaciones por debajo, y Buzón de correo entrante para configurar las direcciones compartidas e individuales que delimitan los departamentos.