Ein Interessent bucht direkt aus Ihrer E-Mail eine Demo. Ein anderer bezahlt aus derselben E-Mail ein Einstiegspaket. In den meisten Teams warten beide Ereignisse danach darauf, dass jemand das CRM pflegt. Mit der Pipeline-Automatisierung von MailInApp und der HubSpot-Synchronisation bewegt sich der Deal von selbst, und HubSpot zieht innerhalb weniger Minuten nach.
Wie aus einer Buchung eine HubSpot-Dealphase wird
Ihre E-Mail
Der Interessent wählt eine Terminzeit oder bezahlt mit Jetzt kaufen
Pipeline-Automatisierung
Verschiebt seinen MailInApp-Deal nach Termin gebucht oder Gewonnen
CRM-Synchronisation
Sendet die Änderung innerhalb weniger Minuten
HubSpot
Derselbe HubSpot-Deal wechselt in die passende Phase
Nur in eine Richtung: Deals gehen von MailInApp zu HubSpot, nie zurück.
Schritt 1: Festlegen, was einen Deal bewegt
Unter Einstellungen → Pipelines hat jede Pipeline einen Bereich Automatisierung:
- Ein Termin wird gebucht: Verschieben Sie den offenen Deal des Kontakts in eine Phase Ihrer Wahl, etwa Termin gebucht.
- Ein Checkout in der E-Mail wird bezahlt: Verschieben Sie ihn in eine Phase Ihrer Wahl, etwa Gewonnen. Der Deal übernimmt den Bestellbetrag.
Die Standard-Pipeline startet mit beiden Regeln eingeschaltet. Ein Deal bewegt sich nur nach vorn: Eine Buchung holt einen Deal, der schon bei Angebot gesendet steht, nicht zurück zu Termin gebucht. Ein Kontakt aus einer Ihrer Kontaktlisten ohne offenen Deal bekommt einen neuen, und ein Ereignis ändert nie mehr als einen Deal.
Schritt 2: Ihre Phasen den HubSpot-Phasen zuordnen
Verbinden Sie unter Einstellungen → Integrationen HubSpot und wählen Sie unter Deal-Pipelines die HubSpot-Pipeline für Ihre MailInApp-Pipeline. MailInApp schlägt für jede Ihrer Phasen eine HubSpot-Phase vor: offene Phasen in Reihenfolge, Gewonnen nach Abgeschlossen und gewonnen, Verloren nach Abgeschlossen und verloren. Passen Sie an, was Sie möchten, und setzen Sie eine Phase auf Nicht gesendet, um ihre Deals aus HubSpot herauszuhalten.
Jeder Deal kommt mit seinem Kontakt verknüpft in HubSpot an, mit Name, Betrag und Abschlussdatum. Steht der Kontakt noch in keiner Ihrer synchronisierten Listen, wird er zusammen mit dem Deal gesendet.
Schritt 3: Interessenten etwas zum Handeln geben
- Ein Terminbuchung-Block zeigt echte freie Zeiten aus Ihrem verbundenen Kalender. Buchen braucht einen Klick, und der Termin landet direkt in Ihrem Kalender.
- Ein Produkt-Block rechnet über Ihr eigenes verbundenes Stripe-Konto ab, für ein Einstiegspaket, eine Anzahlung oder ein bezahltes Pilotprojekt.
- Ein Formular-Block qualifiziert den Lead zuerst, mit Firmengröße, Budget oder Zeitrahmen, gespeichert am Kontakt.
Was Ihr Vertrieb sieht
Deals, die sich von selbst bewegen, auf dem HubSpot-Deal, den er schon kennt, meist wenige Minuten nachdem der Interessent gehandelt hat. HubSpot-Berichte und -Prognosen spiegeln Buchungen und Zahlungen, ohne dass jemand sie abtippt.
Weil die Synchronisation nur in eine Richtung geht, funktioniert sie am besten, wenn MailInApp die E-Mail-getriebenen Phasen übernimmt, vom ersten Kontakt bis zu Buchung und Zahlung, und Ihr Vertrieb von dort in HubSpot weitermacht. Eine Änderung, die ein Vertriebsmitarbeiter in HubSpot vornimmt, wird nicht zu MailInApp zurückkopiert.
Erste Schritte
Legen Sie Ihre Automatisierungsregeln unter Einstellungen → Pipelines fest, verbinden Sie HubSpot und ordnen Sie die Phasen unter Einstellungen → Integrationen zu. Fügen Sie dann Ihrer nächsten Akquise-E-Mail einen Terminbuchung-Block hinzu. Die Anleitung zur HubSpot-Integration beschreibt jedes synchronisierte Feld, und dieselbe Einrichtung funktioniert mit Pipedrive.