良いイベント招待メールは、日付を告知するだけでは終わりません — 参加方法を正確に伝え、どこに住んでいても正しい時刻を示し、実際の人数を把握させてくれます。MailInAppでは、それらすべてが招待メールそのものの中に収まります。ドラッグして入力するだけの、いくつかのブロックから組み立てられます — 別に登録ページを作る必要はありません。
なぜすべてをメール自体の中に収めるのか
「招待を開封した」から「参加を確定した」までの間にある余計なクリック1つひとつが、人を失う原因になります。そこでMailInAppは、登録サイトへリンクする代わりに、参加リンク、会場までの道案内、「自分のカレンダーに追加」ボタン、RSVPの質問を直接メールの中に置きます。それぞれがワンタップで完結し、別のツールを訪れる必要はありません。
イベント向けに作られたブロック
- ミーティングリンク — オンラインまたはハイブリッドイベント用の参加ボタンで、その下に任意の電話参加番号を添えられます。プロバイダーラベル(Zoom、Meet、Teams、または自分専用のカスタムリンク)を選び、URLを貼り付けるだけです — 連携するアカウントはありません。開始の指定分前になるまで有効にならないよう設定できるため、誰も1週間も前にクリックしてしまうことがありません。
- 会場 — 集合場所の名前、住所、任意の写真に加えて、ワンタップでGoogleマップへ直接つながる「ルートを表示」リンクです。
- カレンダーに追加 — Googleカレンダー、Outlook.com向けのボタンと、それ以外向けのシンプルなダウンロードです。日時を一度入力するだけで、参加者それぞれのカレンダーが自動的にそれぞれのタイムゾーンで正しく表示します(これがなぜ重要かは下記を参照)。
- RSVP — 任意の同伴者数を伴う、ワンタップのはい/いいえの質問です。席数が限られている場合は人数上限を設定でき、満席後にRSVPした人は、無理に詰め込まれる代わりに自動的にキャンセル待ちになります。
- カウントダウンと投票 — MailInAppの他の場所で使われているのと同じブロックを、そのまま再利用します: イベントまでのカウントダウン、あるいはセッションやテーマを選ぶための簡単な投票です。
- 商品 — 有料イベントの場合は、無料のRSVPブロックの代わりに、あるいはそれと併せてこちらを追加し、招待メールから直接チケットを販売できます。
どこにいる人にも正しい時刻を伝える
メールは、それを読んでいる人がどのタイムゾーンにいるかを知ることができません。そのため「午後7時(東部標準時)」のような固定の時刻を印字してしまうと、他のすべての人が自分で計算しなければならなくなります。カレンダーに追加ブロックはこれを完全に回避します — 日時を一度設定すれば、参加者がすでに使っているどのカレンダーアプリでも、追加した瞬間に自分自身のローカル時刻へ正しく変換されて表示されます。そのために追加で何かをする必要はありません。
招待からリマインダーまでの典型的な流れ
- カウントダウン、ミーティングリンクや会場ブロック、カレンダーに追加ブロック、そしてRSVP(有料チケットの場合は商品ブロック)で招待メールを組み立てます。
- まだRSVPしていない人だけを毎日または毎週自動的に再度対象にする繰り返し送信を設定します — その工程がまだ済んでいない人にしか届かないため、誰も二度も催促されません。
- 日が近づくにつれて、カウントダウンは開封のたびに正確にカウントし続け、参加ボタンは予定通りに有効になり、回答ダッシュボードは確定者とキャンセル待ちの人数をリアルタイムで集計し続けます。
- 有料イベントで最後の1席が同時に2回購入された場合、MailInAppは二重予約にする代わりに自動的に負けた側へ返金します — どちらの購入者にも、いずれにせよ明確なメールが届きます。
チケットを販売せずに、人数上限とキャンセル待ちを設ける
すべてのイベントに値札が必要なわけではありませんが、多くのイベントは人数の把握を必要とします。RSVPブロックに任意の人数上限を設定するか、無制限にしたい場合は空欄のままにしてください。確定済みの参加者(数える場合は同伴者も含む)がその上限を超えると、それ以降にRSVPした人は自動的にキャンセル待ちとなり、あなた自身が説明用のメッセージを用意できます。確定・辞退・キャンセル待ちの合計は、回答ダッシュボードとCSVエクスポートの両方でいつでも確認できます。
誰かの受信箱で招待メールが正しく表示されない場合は?
どのブロックも、その人に機能する道を必ず用意します。より凝ったバージョンを表示できない環境では、参加ボタン、道案内リンク、カレンダーのボタン、RSVPの質問はすべて、まったく同じ場所につながるシンプルなリンクにフォールバックします。クラシックOutlookでさえ、正しく表示されるよう専用に作られたバージョンを受け取るため、誰も応答する手段を失うことはありません。
はじめに
新しいプロジェクトを作成するときに目的として「Event」を選び、テンプレートのカルーセルから「Hybrid conference」スターターを選んでください。ミーティングリンク、会場ブロック、カレンダーに追加ブロック、そしてRSVPブロックがすでに用意された状態で始まります — 詳細を入力し、ミーティングリンクか会場のどちらか不要な方を削除してください。連絡先とMailInAppからの送信で自分の連絡先リストを接続すれば、リマインダーの一連の流れを自動で走らせられます。
リンクするのではなく、自分自身でストリームをホストする
ここまでの内容はすべて、すでに使っているプロバイダー上の通話に参加者を招く場合を想定しています。MailInAppはどちらのモードでもストリームをホストしません — 本当の選択は、シンプルな招待(ミーティングリンク)にリンクするか、それともあなた自身が使っているプロバイダーから配信しつつ、本物の参加ページ、チャット、キャンセル待ち、Q&Aを備えたライブセッションとして実施するか、という点にあります:公開の登録ページ、人数上限/キャンセル待ち、アカウント不要の参加リンク、ライブチャット、そしてモデレート付きのQ&Aキューが並行して動作します。OBSのような専用の配信ソフトウェアも不要です — mailinapp_mobileアプリを使えば、スマートフォンのカメラから直接配信を開始できます(OBSの場合と同様、プッシュ先となるストリーミングプロバイダーのアカウントは引き続き必要です)。セッションのダッシュボードページ上のライブプレビューでストリーム自体を確認することもできます。そうしたセッションの宣伝には、ミーティングリンクの代わりに専用のウェビナー登録ブロックを使い、その登録ページも既定のプレーンなフォームのままにせず、スタジオでデザインできます。詳しくはオンラインコース&メンバーシップとライブセッション&ウェビナーを参照してください。