Agrupe colegas de equipe em departamentos para que a visibilidade de projetos e o acesso a caixas de entrada compartilhadas fiquem limitados ao grupo em que a pessoa realmente trabalha. Suporte, Vendas e Marketing param de ler as campanhas e os históricos de clientes uns dos outros por padrão, líderes de departamento podem convidar dentro do próprio grupo sem precisar passar pelo proprietário da conta toda vez, e uma caixa de entrada individual continua privada a menos que o proprietário a abra através de uma anulação que exige motivo e é registrada.
Uma conta do MailInApp que cresce além de um punhado de pessoas costumava ter exatamente um modelo de visibilidade: todo editor ou visualizador ativo via todos os projetos e todas as caixas de entrada compartilhadas que a conta possuía. Isso é ótimo para uma equipe pequena em que todo mundo já vê tudo de qualquer forma. Deixa de ser adequado no momento em que "equipe" passa a significar grupos funcionais separados — suporte lidando com históricos de clientes, vendas rodando suas próprias campanhas, marketing rodando as suas — sem nenhum motivo de negócio real para um grupo navegar pelo do outro.
Departamentos se sobrepõem às funções já existentes
Um departamento não substitui as funções de proprietário/editor/visualizador — ele limita o que um editor ou visualizador dentro dele pode ver. O proprietário da conta cria departamentos em Configurações, atribui colegas de equipe a um ou mais, e a partir desse ponto um projeto ou caixa de entrada compartilhada marcado com um departamento fica visível só para os membros daquele departamento mais o proprietário. Um projeto ou caixa de entrada sem departamento definido se comporta exatamente como antes: visível para a conta inteira.
Líderes de departamento tiram os convites das mãos do proprietário
Promover um colega de equipe a líder do próprio departamento permite que ele convide novas pessoas diretamente para ele — uma delegação real, não só um rótulo. O alcance de um líder para na borda do próprio departamento: ele não pode convidar para um grupo que não lidera, não pode tocar em cobrança ou credenciais, e não pode criar outro líder. Tudo o que já era exclusivo do proprietário — configurações SMTP, Stripe Connect, chaves de API, segredos de webhook, o próprio gerenciamento da equipe — continua exclusivo do proprietário também para um líder.
Caixas de entrada individuais são privadas, não impossíveis de abrir
Um endereço de recebimento reivindicado como support@ pode ser compartilhado com um departamento inteiro, ou definido como individual e atribuído a uma pessoa específica. Uma caixa de entrada individual usa um endereço de propriedade da empresa para correspondência comum de trabalho, então uma barreira técnica total trocaria continuidade real de negócio — a caixa de entrada de um funcionário que saiu se tornando dados da empresa permanentemente irrecuperáveis — por uma garantia de privacidade que a lei não exige de fato para correspondência de trabalho em um domínio da empresa. Em vez disso, o único caminho do proprietário para a caixa de entrada individual de outra pessoa é o acesso do proprietário: escolher a caixa de entrada, informar um motivo, e só então lê-la — nunca responder em nome do responsável atribuído. O acesso é registrado, e esse registro fica visível depois para o próprio titular da caixa de entrada, não escondido dele.
Todo mundo que aceita um convite vê o que isso significa primeiro
Como um departamento muda o que um colega de equipe pode ver, e como o acesso do proprietário a uma caixa de entrada individual é possível, a página de aceitação de convite mostra um breve aviso em linguagem simples antes de alguém entrar: o que o departamento da pessoa torna visível, e que o acesso do proprietário sempre exige um motivo e é sempre registrado. Não há um fluxo de consentimento separado para configurar — aceitar o convite significa reconhecer o aviso.
O que isso não muda
As permissões de editor e visualizador dentro de um departamento continuam exatamente as mesmas de sempre — um editor limitado a um departamento ainda pode construir, enviar e ler respostas para o que ele consegue ver; um visualizador limitado a um departamento continua só leitura. Limites de volume, níveis de plano e regras de rotação de credenciais não são afetados por nada disso — departamentos são uma camada de visibilidade, não um novo eixo de preço nem um novo conjunto de permissões de escrita.
Começando
Crie departamentos que correspondam à estrutura real da sua organização em Configurações → Equipe, atribua colegas de equipe a eles, e marque novos projetos com um departamento no seletor de criação. Veja Departamentos para a referência completa, Colaboração em equipe para como as funções e convites funcionam por baixo, e Caixa de entrada de recebimento para configurar os endereços compartilhados e individuais que os departamentos limitam.