Un buon invito a un evento fa più che annunciare una data — dice alle persone esattamente come partecipare, mostra l'orario giusto indipendentemente da dove vivono, e ti dà un conteggio reale dei partecipanti. Con MailInApp, tutto questo vive dentro l'invito stesso, costruito da una manciata di blocchi che trascini e compili — nessuna pagina di registrazione da costruire separatamente.
Perché mettere tutto questo dentro l'email stessa
Ogni clic in più tra "ha aperto l'invito" e "ha confermato che viene" fa perdere persone. Quindi invece di rimandare a un sito di registrazione, MailInApp mette il link Partecipa, le indicazioni per la sede, il pulsante "aggiungi al mio calendario", e la domanda RSVP direttamente nell'email. Ognuno è un singolo tocco, senza uno strumento separato da visitare.
I blocchi costruiti per gli eventi
- Link della riunione — un pulsante Partecipa per un evento online o ibrido, con un numero di accesso telefonico opzionale sotto. Basta scegliere un'etichetta del provider (Zoom, Meet, Teams, o un tuo link personalizzato) e incollare l'URL — nessun account da collegare. Puoi impostarlo per attivarsi solo un numero definito di minuti prima dell'inizio, così nessuno clicca con una settimana d'anticipo.
- Sede — il nome, l'indirizzo, e una foto opzionale di dove presentarsi, più un link "Ottieni indicazioni" con un tocco diretto a Google Maps.
- Aggiungi al calendario — pulsanti per Google Calendar, Outlook.com, e un semplice download per tutto il resto. Compila data e ora una sola volta; il calendario proprio di ogni partecipante lo mostra automaticamente e correttamente nel proprio fuso orario (vedi sotto perché questo conta).
- RSVP — una domanda Sì/No con un tocco e un conteggio opzionale di accompagnatori. Imposta una capienza se i posti sono limitati, e chiunque faccia RSVP dopo che è pieno finisce automaticamente in lista d'attesa invece di essere semplicemente stipato dentro.
- Conto alla rovescia e Sondaggio — gli stessi blocchi usati altrove in MailInApp, riutilizzati qui così come sono: un conto alla rovescia verso l'evento, o un sondaggio rapido per scegliere una sessione o un argomento.
- Prodotto — se è un evento a pagamento, inserisci questo invece del, o accanto al, blocco RSVP gratuito per vendere biglietti direttamente dall'invito.
Mostrare l'orario giusto a tutti, ovunque si trovino
Un'email non può sapere in che fuso orario si trova chi la legge, quindi stampare un orario fisso come "19:00 EST" lascia a tutti gli altri il compito di fare i calcoli da soli. Il blocco Aggiungi al calendario aggira del tutto questo problema — imposta data e ora una sola volta, e qualsiasi app di calendario il tuo partecipante già usi la mostra correttamente convertita nel proprio orario locale nel momento in cui la aggiunge. Non devi fare nulla di extra perché questo funzioni.
Una tipica sequenza da invito a promemoria
- Costruisci l'invito con un Conto alla rovescia, un blocco Link della riunione e/o Sede, un blocco Aggiungi al calendario, e un RSVP (o un blocco Prodotto per un biglietto a pagamento).
- Imposta un invio ricorrente che ripunta automaticamente a chiunque non abbia ancora risposto, ogni giorno o ogni settimana — raggiunge solo le persone a cui manca ancora quel passaggio, così nessuno viene infastidito due volte.
- Man mano che il giorno si avvicina, il conto alla rovescia continua a essere preciso a ogni apertura, il pulsante Partecipa si attiva esattamente in orario, e la tua dashboard delle risposte mantiene un conteggio dal vivo di chi è confermato e chi è in lista d'attesa.
- Se è un evento a pagamento e l'ultimo posto viene acquistato due volte nello stesso momento, MailInApp rimborsa automaticamente chi perde invece di sovraprenotare — entrambi gli acquirenti ricevono comunque un'email chiara.
Capienza e lista d'attesa, senza vendere biglietti
Non ogni evento ha bisogno di un prezzo, ma molti hanno comunque bisogno di un conteggio partecipanti. Imposta una capienza opzionale sul blocco RSVP, o lasciala vuota per illimitata. Una volta che i partecipanti confermati — più gli accompagnatori, se li conti — supererebbero quel tetto, chiunque faccia RSVP dopo quel punto finisce automaticamente in lista d'attesa invece, con il tuo messaggio che lo spiega. I totali di confermati, rifiutati, e in lista d'attesa sono tutti proprio lì sulla tua dashboard delle risposte e nella tua esportazione CSV.
E se un invito non appare corretto nella casella di posta di qualcuno?
Ogni blocco offre comunque a quella persona un modo funzionante per procedere. Dove la versione più elaborata non può mostrarsi, il pulsante Partecipa, il link delle indicazioni, i pulsanti del calendario, e la domanda RSVP ricadono tutti su link semplici che portano esattamente allo stesso posto. Persino Outlook classico riceve una propria versione costruita per mostrarsi correttamente, così nessuno resta mai senza un modo per rispondere.
Come iniziare
Quando crei un nuovo progetto, scegli "Evento" come scopo, poi scegli il modello iniziale "Conferenza ibrida" dal carosello dei modelli. Ti fa partire già con un Link della riunione, un blocco Sede, un blocco Aggiungi al calendario, e un blocco RSVP già in posizione — compila i dettagli ed elimina quello che non si applica, Link della riunione o Sede. Collega la tua lista contatti sotto Contatti e invio così la sequenza di promemoria può girare da sola.
Ospitare tu stesso la trasmissione invece di rimandare altrove
Tutto quanto sopra presuppone che tu stia facendo partecipare le persone a una chiamata su un provider che già usi. MailInApp non ospita la trasmissione in nessuna delle due modalità — la scelta reale è tra rimandare a un invito semplice (Link della riunione) ed eseguirla come una sessione in diretta con una vera pagina di partecipazione, chat, lista d'attesa e Q&A, trasmessa dal provider che già usi: una pagina pubblica di iscrizione, una capienza/lista d'attesa, un link di partecipazione senza account, chat dal vivo, e una coda di domande e risposte moderata che gira insieme a essa. Non ti serve nemmeno un software di streaming separato come OBS per gestirla — vai in diretta direttamente dalla fotocamera del tuo telefono con l'app mailinapp_mobile (ti servirà comunque un account presso un fornitore di streaming a cui inviare il segnale, proprio come con OBS), e guarda tu stesso la trasmissione da un'anteprima dal vivo sulla pagina dashboard della sessione. Promuovere una di queste usa il proprio blocco Iscrizione al webinar invece di Link della riunione, e la sua pagina di registrazione può essere progettata anche nello studio, invece di restare il semplice modulo predefinito. È trattato in Corsi online e abbonamento e Sessioni in diretta e webinar.