Raggruppa i colleghi in reparti così la visibilità dei progetti e l'accesso alla casella condivisa si delimitano al gruppo in cui lavorano davvero. Assistenza, Vendite, e Marketing smettono di leggere le rispettive campagne e cronologie clienti per impostazione predefinita, i responsabili di reparto possono invitare all'interno del proprio gruppo senza passare ogni volta dal proprietario dell'account, e una casella individuale resta privata a meno che il proprietario non la apra tramite un override che richiede un motivo ed è registrato.
Un account MailInApp che cresce oltre una manciata di persone aveva prima esattamente un modello di visibilità: ogni editor o visualizzatore attivo vedeva ogni progetto e ogni casella condivisa posseduta dall'account. Va bene per un piccolo team dove tutti vedono già tutto comunque. Smette di andare bene nel momento in cui "team" significa gruppi funzionali separati — assistenza che gestisce cronologie clienti, vendite che gestisce le proprie campagne, marketing che gestisce le proprie — senza alcun vero motivo aziendale per cui un gruppo debba sfogliare quelle di un altro.
I reparti si sovrappongono ai ruoli esistenti
Un reparto non sostituisce i ruoli proprietario/editor/visualizzatore — delimita cosa un editor o visualizzatore al suo interno può vedere. Il proprietario dell'account crea reparti da Impostazioni, assegna i colleghi a uno o più, e da quel momento un progetto o una casella condivisa etichettati con un reparto sono visibili solo ai membri di quel reparto più il proprietario. Un progetto o una casella senza reparto impostato si comporta esattamente come prima: visibile all'intero account.
I responsabili di reparto tolgono gli inviti dal piatto del proprietario
Promuovere un collega a responsabile per il proprio reparto gli permette di invitare nuove persone direttamente in esso — una vera delega, non solo un'etichetta. Il raggio d'azione di un responsabile si ferma al confine del proprio reparto: non può invitare in un gruppo che non guida, non può toccare fatturazione o credenziali, e non può coniare un altro responsabile. Tutto ciò che resta già riservato al solo proprietario — impostazioni SMTP, Stripe Connect, chiavi API, segreti webhook, la gestione del team stessa — resta riservato al solo proprietario anche per un responsabile.
Le caselle individuali sono private, non inapribili
Un indirizzo di posta in entrata rivendicato come support@ può essere condiviso con un intero reparto, oppure impostato come individuale e assegnato a una persona specifica. Una casella individuale usa un indirizzo di proprietà dell'azienda per la normale corrispondenza di lavoro, così un muro tecnico rigido scambierebbe una vera continuità operativa — la casella di un dipendente che se n'è andato che diventa dati aziendali permanentemente irrecuperabili — per una garanzia di privacy che la legge non richiede davvero per la corrispondenza di lavoro su un dominio aziendale. Invece, l'unico modo del proprietario per entrare nella casella individuale di qualcun altro è l'accesso del proprietario: sceglie la casella, indica un motivo, poi la legge — mai rispondere per conto dell'assegnatario. L'accesso viene registrato, e quel registro resta visibile in seguito all'assegnatario stesso della casella, non nascosto a lui.
Chiunque accetti un invito vede prima cosa significa
Poiché un reparto cambia cosa un collega può vedere, e poiché l'accesso del proprietario a una casella individuale è possibile, la pagina di accettazione dell'invito mostra un breve avviso in linguaggio semplice prima che chiunque entri: cosa rende visibile il proprio reparto, e che l'accesso del proprietario richiede sempre un motivo dichiarato ed è sempre registrato. Non c'è alcun flusso di consenso separato da configurare — accettare l'invito significa prendere atto dell'avviso.
Cosa questo non cambia
I permessi di editor e visualizzatore dentro un reparto restano esattamente quelli che erano già — un editor delimitato per reparto può ancora costruire, inviare, e leggere le risposte per ciò che può vedere; un visualizzatore delimitato per reparto resta di sola lettura. I limiti di volume, i livelli di piano, e le regole di rotazione delle credenziali restano invariati da tutto questo — i reparti sono un livello di visibilità, non un nuovo asse di prezzo o un nuovo insieme di permessi di scrittura.
Per iniziare
Crea reparti che rispecchiano la struttura reale della tua organizzazione da Impostazioni → Team, assegna i colleghi a essi, ed etichetta i nuovi progetti con un reparto dal selettore di creazione. Vedi Reparti per il riferimento completo, Collaborazione in team per come funzionano ruoli e inviti sotto di essa, e Casella di posta in entrata per configurare gli indirizzi condivisi e individuali che i reparti delimitano.