Gérer les communications d'un club sur MailInApp fonctionne comme pour tout autre compte — sans code, sans configuration spéciale. Une seule connexion pour le club, des entraîneurs invités comme membres de l'équipe, des joueurs groupés par équipe ou tranche d'âge comme votre liste de contacts. Ce qui change, c'est ce que vous envoyez : logistique des entraînements et des matchs, présence, et résultats de la saison, construits en glissant quelques blocs dans le studio.
Comment le configurer pour votre club
Votre compte est le club. Invitez un entraîneur assistant ou un gestionnaire d'équipe depuis Paramètres afin que plus d'une personne puisse envoyer des emails et consulter les réponses sans partager une connexion. Vos joueurs sont une liste de contacts, comme n'importe quelle autre dans MailInApp, avec les champs que votre club suit — position, numéro de maillot, nom d'équipe. Pour une équipe jeunes, utilisez simplement la propre adresse email d'un parent ou tuteur comme contact, avec le nom du joueur comme champ séparé afin que l'email puisse quand même dire « Bonjour Jamie » — il n'y a rien de spécial à configurer pour cela.
Les blocs conçus pour une équipe sportive
- Tableau des classements — saisissez les joués, gagnés, nuls, perdus, et points de chaque équipe, et MailInApp trie le tableau et marque les trois premières places automatiquement. Il apparaît comme un vrai tableau ordonné dans n'importe quelle boîte de réception, Outlook compris — pas d'image, pas de problème d'affichage.
- RSVP — le même bloc utilisé pour les événements, placé ici tel quel : un Oui/Non en un tap avec un nombre d'invités optionnel. Définissez une capacité pour un essai ou un nombre limité de places pour un déplacement, et quiconque confirme après que ce soit plein se retrouve automatiquement en liste d'attente.
- Lieu — le nom, l'adresse, et une photo optionnelle de votre terrain d'entraînement ou stade, avec un lien en un tap « Obtenir l'itinéraire » direct vers Google Maps.
- Ajouter au calendrier — des boutons pour ajouter les horaires d'entraînement ou de match à Google Calendar, Outlook.com, ou toute autre appli calendrier. Remplissez la date et l'heure une seule fois ; chaque famille le voit correctement dans son propre fuseau horaire.
- Produit, Sondage, Notation, Carte à gratter, et Roue de la fortune — les mêmes blocs utilisés dans le reste de MailInApp, prêts à être réutilisés pour encaisser des cotisations, vendre des équipements, sonder les supporters, ou remettre un prix de « joueur du match ».
Gérer plusieurs équipes depuis un seul compte
Gardez tous les joueurs, de toutes les équipes ou tranches d'âge, dans une seule liste partagée — puis utilisez un filtre d'audience pour envoyer seulement à « Moins de 12 ans », par exemple, sans maintenir une liste séparée par équipe. Allez plus loin avec une condition d'affichage par bloc afin qu'un seul email puisse montrer à chaque famille uniquement le calendrier ou le classement de sa propre équipe, plutôt que d'envoyer un email séparé par groupe. Consultez Segmentez votre audience pour comprendre comment fonctionne le filtre — ce n'est pas spécifique au sport, donc cela s'applique à n'importe quel champ que votre effectif porte déjà.
Garder le classement de la saison à jour
Il n'y a aucun marqueur en direct à connecter — vous saisissez chaque ligne à la main après un match, la même mise à jour rapide que vous feriez de toute façon sur une feuille de résultats. Désactivez la colonne des nuls si votre sport n'en a pas, et surlignez la ligne de votre propre équipe pour qu'elle soit facile à repérer dans un résumé pour les parents. Les points sont toujours un chiffre que vous saisissez vous-même plutôt qu'un chiffre que MailInApp calcule, puisque les ligues attribuent les points différemment selon le sport.
Quelques points à connaître
Il n'y a pas encore de moyen de rappeler automatiquement aux gens « 3 jours avant le match de samedi ». Les envois récurrents fonctionnent selon une programmation fixe quotidienne ou hebdomadaire plutôt qu'en décomptant vers un match spécifique, donc un rappel match par match doit encore être ajusté à la main au fil du calendrier. Il n'y a pas non plus de chiffre unique de présence sur toute la saison à travers de nombreux entraînements : chaque RSVP rapporte son propre décompte, pas un taux cumulé. Et un envoi atteint une seule adresse par contact, donc notifier à la fois un joueur et un tuteur dans le même email n'est pas encore pris en charge ; choisissez l'adresse qui compte le plus. Ce sont de vraies limitations aujourd'hui, pas quelque chose que nous cachons.
Comment démarrer
Créez un projet, choisissez « Équipe sportive » comme objectif, et choisissez le modèle de démarrage « Jour de match / rappel d'entraînement » — vous obtiendrez un bloc Lieu, un bloc Ajouter au calendrier, un bloc RSVP, et un Tableau des classements déjà construits, prêts à remplir. Ajoutez un champ d'équipe ou de division à votre liste de joueurs, puis construisez un filtre d'audience rapide pour le groupe auquel vous envoyez, de la même façon que décrit Segmentez votre audience.