以 PDF 或指向外部应用链接的形式发送多轨道议程,会失去真正能帮助与会者规划安排的关键一环:就在他们查看日程的地方,为每个时段挑选场次。每个时段一个投票记录每个人的选择,添加到日历负责每场活动各自的开始时间,会议链接则在每场活动开始时才提供加入信息。
并行轨道给与会者带来了一个真实的规划难题——提前决定上午 10 点和下午 1 点分别要待在哪个房间。把这个问题解决在邀请邮件内部,而不是指向另一个独立的应用,可以让整份议程都集中在一处。
每个时段一个投票,而不是全天一个投票
为每个并行时段添加一个投票模块,把该时段的场次列为选项。每个投票独立记录,因此与会者一整天的选择会自然构成一份个人议程,无需任何额外的逻辑。你还能在活动开始前,在响应仪表盘上看到每场活动真实的关注人数,便于安排房间大小。
能扛住跨时区问题的日历添加
邮件无法检测收件人自己所在的时区——没有脚本可以运行。添加到日历模块通过把每场活动编码为一个绝对时刻来绕开这个问题,因此下载 .ics 文件、Google 日历和 Outlook.com 这三个链接,无论与会者实际身处何地,都会正确换算显示。
准时开放的加入链接
每个线上或混合轨道的会议链接模块,都会在托管的实时预览上设置为该场活动开始前若干分钟(可配置)才开放。它不会提前几小时甚至几天就能点击,也不会被埋没在一个对每场活动都一样的通用“会议链接”里。
线下轨道同样适用
用活动场地模块表示房间或建筑,替换会议链接模块或与之一起使用——无论轨道是线上、线下还是混合形式,同样的场次选择投票和逐场活动添加到日历都以完全相同的方式工作。
快速上手
为每个并行时段添加一个投票,把该时段的场次列为选项;为每场活动添加一个添加到日历模块;为任何线上或混合轨道添加一个会议链接。投票结果会自动统计在响应仪表盘上。